Crowgrid Task Tracker nasıl çalışır?

Task Tracker, kapsamlı bir proje yönetimi sistemi kurmadan işlerinizi düzenlemenin doğrudan bir yolunu sunar. Görevleri kategorilere ayırabilir, bitiş tarihleri ve öncelikler ekleyebilir, yinelenen işleri yönetebilir ve ilerlemeyi liste veya panolarla takip edebilirsiniz.

Görevleriniz için odaklı bir alan

Task Tracker, basit bir kontrol listesinden daha fazla düzen gerektiren ancak büyük bir proje yönetimi aracının getirdiği ek yükü istemediğiniz işler için tasarlanmıştır.

Projeler, ekipler, departmanlar veya kişisel ihtiyaçlarınız için ayrı görev listeleri oluşturabilirsiniz. Her göreve başlık, açıklama, bitiş tarihi, öncelik ve durum eklenebilir. Böylece gereksiz alanları doldurmadan hangi işin ilgilenmeniz gerektiğini görebilirsiniz.

Arayüz doğrudan işe odaklanır. Görevleri sırayla incelemek istediğinizde liste görünümünü, işleri aşamalara göre gruplandırmak istediğinizde panoları kullanabilirsiniz.

Listelerinizi şu şekillerde düzenleyebilirsiniz:

Her müşteri veya proje için ayrı bir liste
İş ve kişisel görevler için farklı listeler
Departmanlara veya sorumluluk alanlarına göre listeler
Yinelenen sorumluluklar için özel bir liste
Farklı iş akışları veya planlama dönemleri için listeler

Listeler birer kategori gibi çalışır. Birbiriyle ilgisiz görevleri ayırırken her görev grubunun kolayca bulunmasını sağlar.

1. Adım: Liste oluşturun

Takip etmek istediğiniz iş için bir görev listesi oluşturarak başlayın. Listeye ilgili proje, ekip, departman veya bağlamı açıkça anlatan bir ad verin.

Örneğin “Web sitesi güncellemeleri”, “Finans” veya “Haftalık operasyonlar” adında listeler oluşturabilirsiniz. Açık bir ad, görevin nereye ait olduğunu görmenizi kolaylaştırır ve tüm işleri tek bir karmaşık listede toplama ihtiyacını azaltır.

Planınız izin veriyorsa birden fazla liste kullanabilirsiniz. Ücretsiz kullanıcılar bir liste, Pro kullanıcıları ise sınırsız liste oluşturabilir. Her listeyi belirli bir işe odaklamak, ilgili görevleri birlikte göreceğiniz için filtreleri ve ilerleme görünümlerini de daha kullanışlı hâle getirir.

Listeyi adlandırdıktan sonra görev eklemeye başlayabilirsiniz. Önce karmaşık bir proje yapısı kurmanız gerekmez.

2. Adım: Görevleri ve gerekli ayrıntıları ekleyin

Her işi ayrı bir görev olarak ekleyin. Göreve başlık ve açıklamanın yanı sıra bitiş tarihi, öncelik ve durum atayabilirsiniz.

Başlıkta yapılacak işi açıkça belirtin. Bağlam, talimat veya beklenen sonucun açıklanması gerekiyorsa açıklama alanını kullanın. Her göreve ayrıntı eklemek zorunda değilsiniz; basit işler kısa kalabilir.

Bitiş tarihleri, zamana bağlı işleri planlamanıza yardımcı olur. Son tarih geçtiğinde gecikmiş görev vurgulanır ve daha kolay fark edilir. Öncelikler ise önemli işleri bekleyebilecek görevlerden ayırmanızı sağlar. Her görevi düşük, orta veya yüksek öncelik olarak işaretleyebilirsiniz.

Her görevin ayrıca net bir durumu vardır. Temel iş akışı şöyledir:

Başlamamış işler için yapılacak
Aktif işler için devam eden
Bitirilen işler için tamamlanan

Task Tracker özelleştirilebilir durumları destekler. Böylece aşamaları işinizin ilerleme biçimine göre düzenleyebilirsiniz. Mevcut işinizi bölmeden yeni bir kayıt oluşturmanız gerektiğinde klavye kısayolları ve minimal giriş formuyla Hızlı ekleme özelliğini kullanabilirsiniz.

Yinelenen görevler, düzenli olarak tekrar eden sorumluluklar için kullanışlıdır. Her seferinde aynı kontrol listesini yeniden oluşturmak yerine düzenli işleri tek seferlik görevlerle birlikte tutabilirsiniz.

3. Adım: İlerlemeyi takip edin

Görevleri ekledikten sonra hangi işlerin beklediğini, devam ettiğini, geciktiğini veya tamamlandığını genel görünümden kontrol edin. O anda önemli olan işlere odaklanmak için görevleri durum, öncelik veya bitiş tarihine göre filtreleyebilirsiniz.

Durum filtresiyle yalnızca aktif görevleri görebilirsiniz. Öncelik filtresi yüksek öncelikli işleri ayırır. Bitiş tarihine göre filtreleme ise yaklaşan son tarihleri kontrol etmenize veya hemen ilgilenmeniz gereken görevleri bulmanıza yardımcı olur.

İş ilerledikçe görevleri aşamalar arasında taşıyın. Böylece ayrı ilerleme raporları hazırlamadan güncel durumu görebilirsiniz. Tamamlanan işler, hâlâ işlem gerektiren görevlerden açıkça ayrılır.

Görev ayrıntılarını kompakt bir düzende incelemek istediğinizde liste görünümünü kullanabilirsiniz. Panolar, işlerin aşamalar arasındaki hareketini daha görsel biçimde takip etmenizi sağlar. Yaptığınız işe uygun olan görünümü seçebilirsiniz.

Task Tracker masaüstü, tablet ve mobil cihazlarda çalışır. Böylece farklı ekran boyutlarından bitiş tarihlerini kontrol edebilir veya görev durumlarını güncelleyebilirsiniz.

Sistemi yönetilebilir tutun

Bir görev takip aracı, yapısı kolay anlaşılır kaldığında daha kullanışlıdır. Belirli bir amacı, sorumlusu veya iş akışı olan görev grupları için yeni bir liste oluşturun. Aynı ayrımı öncelik veya durum filtresiyle yapabiliyorsanız ayrı bir liste açmanız gerekmeyebilir.

Bitiş tarihlerini genel bir önem göstergesi olarak değil, gerçek son tarihler için kullanın. Bir görev önemliyse ancak sabit bir son tarihi yoksa öncelik daha açık bir işaret olabilir.

Durumları da pratik tutun. Her aşama, işin ilerleyişindeki anlamlı bir noktayı açıklamalıdır. İki durum bir sonraki adımı değiştirmiyorsa ikisine birden ihtiyacınız olmayabilir.

Basit bir düzen, listelerinizin güncel kalmasını sağlar:

Yeni işleri yapılabilir hâle gelir gelmez ekleyin
Önce gecikmiş ve yüksek öncelikli görevleri kontrol edin
Aktif görevleri doğru duruma taşıyın
Biten işleri tamamlandı olarak işaretleyin
Yinelenen sorumlulukları düzenli olarak gözden geçirin

Bu yaklaşım, görevlerin bakımını ayrı bir projeye dönüştürmeden işlerin güncel durumunu görmenizi sağlar.

Sık sorulan sorular

Kaç görev ve liste oluşturabilirim?

Ücretsiz kullanıcılar tek bir listede 30 göreve kadar oluşturabilir. Pro kullanıcıları sınırsız listede sınırsız görev oluşturabilir. Farklı projeler, ekipler, departmanlar veya diğer bağlamlar için ayrı listeler kullanabilirsiniz.

İşleri bitiş tarihine ve önceliğe göre sıralayabilir miyim?

Evet. Her göreve bir bitiş tarihi ve düşük, orta veya yüksek öncelik atayabilirsiniz. Görevleri önceliğe göre filtreleyebilir veya sıralayabilirsiniz. Bitiş tarihi geçen görevler vurgulanır.

Task Tracker mobil cihazlarda kullanılabilir mi?

Evet. Task Tracker masaüstü, tablet ve mobil cihazlarda çalışır. Desteklenen ekran boyutlarında görevleri görüntüleyebilir ve durumlarını güncel tutabilirsiniz.

Kapsamlı bir proje yapısı kurmadan kategorileri, bitiş tarihlerini, öncelikleri ve ilerlemeyi takip etmek istiyorsanız Task Tracker hakkında daha fazla bilgi edinin.