Customer Follow Up Tool Nasıl Çalışır?

Müşteri bilgileri not defterlerine, gelen kutularına ve e-tablolara dağıldığında takip zorlaşır. Customer Follow Up Tool, her müşteriyi kaydedebileceğiniz, neler yaşandığını not edebileceğiniz ve ilişkinin hangi aşamada olduğunu görebileceğiniz tek bir yer sunar.

Araç basit bir süreç için tasarlanmıştır: müşteriyi ekleyin, ilerleme durumunu güncelleyin ve gerekli notları tutun. Tam bir CRM'in otomasyon kuralları ve karmaşıklığı olmadan müşteri pipeline'ınızı düzenleyebilirsiniz.

Her müşteri ilişkisi için sade bir kayıt

Araç, lead'leri ve mevcut müşterileri tek listede toplar. Her kayıtta standart iletişim bilgileri, size özel bilgiler, bir ilerleme aşaması ve konuşma ya da karar notları bulunabilir.

Bir adres defterinden daha fazlasına ihtiyaç duyduğunuz, ancak tam kapsamlı bir satış sisteminin gereksiz olduğu durumlarda kullanışlıdır. Kiminle görüştüğünüzü, o müşteri hakkında neler bildiğinizi ve ilişkinin hangi noktada olduğunu görebilirsiniz.

Pratik bir müşteri kaydı şunları içerebilir:

• İşletme adı ve ilgili kişi
• E-posta, telefon numarası, adres ve web sitesi
• Lead, İletişime Geçildi veya Teklif Gönderildi gibi bir aşama
• Son görüşmenize ait notlar
• Bölge veya müşteri kategorisi gibi işinize özgü bilgiler

Aşamaları ve alanları yapılandırabildiğiniz için önceden belirlenmiş bir sürece uymak yerine aracı mevcut çalışma biçiminize göre düzenleyebilirsiniz.

1. Adım: Müşterilerinizi ekleyin

Her lead veya müşteri için bir kayıt oluşturarak başlayın. İşletme adını, ilgili kişiyi, e-posta adresini, telefon numarasını, fiziksel adresi, web sitesini ve gerekli diğer bilgileri girebilirsiniz.

Standart iletişim alanları size tutarlı bir başlangıç noktası verir. İşiniz başka bilgiler gerektiriyorsa Ayarlar'dan sınırsız Özel Alanlar ekleyebilirsiniz. Her özel alan bir metin girişidir. Bunları bölge, hizmet türü, yönlendirme kaynağı, hesap kategorisi veya düzenli olarak ihtiyaç duyduğunuz başka bir bilgi için kullanabilirsiniz.

Bir sonraki kararı vermenize yardımcı olacak alanları seçin. Müşterinin bölgesi, o müşteriyle kimin ilgileneceğini belirliyorsa bölgeyi kaydedin. Potansiyel müşterileri hizmet türüne göre grupluyorsanız bir hizmet kategorisi ekleyin. Az kullanılan bilgilerle dolu uzun bir form yerine, kısa ve işe yarayan bir alan listesini güncel tutmak daha kolaydır.

Kayıtları ekledikten sonra tüm alanlarda arama yapabilirsiniz. Böylece işletme adı, kişi, e-posta adresi veya özel bir değer gibi hatırladığınız herhangi bir bilgiyi kullanarak müşteriyi bulabilirsiniz.

2. Adım: Kendi aşamalarınızla ilerlemeyi takip edin

Neler yaşandığını ve hangi müşterinin ilgi beklediğini görmek için her müşteriye bir ilerleme aşaması atayın. Araç sizi sabit bir pipeline kullanmaya zorlamaz. Satış sürecinize uygun etiketleri, sıralamayı ve renkleri siz belirlersiniz.

Basit bir aşama listesi şöyle olabilir:

• Lead
• İletişime Geçildi
• Teklif Gönderildi
• Kazanıldı
• Kaybedildi

Bunlar zorunlu aşamalar değil, yalnızca örneklerdir. Ayarlar'dan aşamaları yeniden adlandırabilir, sıralayabilir ve renk kodlayabilirsiniz. Bir danışman Talep, Görüşme Planlandı, Kapsam Gönderildi ve Onaylandı aşamalarını kullanabilir. Başka bir işletme için Yeni, Görüşülüyor ve Tamamlandı yeterli olabilir.

Önemli olan, her aşamanın açık bir anlam taşımasıdır. İki aşama neredeyse aynı durumu anlatıyorsa müşterinin hangisine ait olduğuna karar vermek zorlaşır. Az sayıda ve net tanımlanmış aşama, listeyi incelemeyi genellikle kolaylaştırır.

Görüşme ilerledikçe müşterinin aşamasını güncelleyin. Aşama renkleri ilerlemeyi bir bakışta gösterir. İlerleme aşamasına göre filtreleme ise pipeline'ın belirli bir bölümüne odaklanmanızı sağlar. Örneğin yanıt bekleyen teklifleri incelemek istediğinizde listeyi Teklif Gönderildi aşamasına göre filtreleyebilirsiniz.

3. Adım: Görüşmeleri kaydedin ve takibi sürdürün

İlerleme aşaması, ilişkinin hangi noktada olduğunu gösterir. Notlar ve Geçmiş ise bu noktaya nasıl gelindiğini ve neleri hatırlamanız gerektiğini açıklar.

Bir telefon görüşmesi, e-posta yazışması, toplantı veya karar sonrasında müşteri kaydına detaylı notlar ekleyin. Kayda yeniden döndüğünüzde işinize yarayacak bilgileri yazın: müşterinin ne istediği, sizin ne yapmayı kabul ettiğiniz ve bir sonraki görüşme için gerekli bağlam.

Notları somut tutun. “Teklif hakkında görüştük” ifadesi, sorulan soruların ve alınan kararın kısa bir özetinden daha az faydalıdır. Amaç görüşmenin tam dökümünü çıkarmak değildir. Eski mesajları aramadan ilişkiyi kaldığınız yerden sürdürebilmeniz için yeterli bilgiyi bırakmaktır.

Listeyi düzenli olarak gözden geçirmek için Arama ve Filtreleme ile durum görünümlerini kullanın. Yeniden görüşülmesi gereken lead'leri bulmak için İletişime Geçildi aşamasına göre filtreleme yapabilir veya sırada kimi arayacağınıza karar vermeden önce Teklif Gönderildi aşamasını inceleyebilirsiniz. Bir değişiklik olduğunda notu güncelleyin ve müşteriyi uygun aşamaya taşıyın.

Araç karmaşık otomasyon kurallarına dayanmaz. Bunun yerine size açık ve güncel tutulabilen bir liste verir. Takip süreciniz, bu listeyi düzenli olarak gözden geçirmeniz ve müşteri kayıtlarını güncel tutmanızla ilerler.

İşinize uygun görünümü seçin

Müşteri kayıtlarını değiştirmeden Tablo ve Kart Görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz.

Tablo görünümü, listeyi e-tabloya benzeyen bir düzende sunar. Birden fazla müşterinin alanlarını karşılaştırmak, kayıtları sıralamak veya iletişim bilgilerini hızlıca taramak istediğinizde kullanışlıdır.

Kart görünümü daha görsel bir düzen sunar. Tek tek sütunları karşılaştırmak yerine her müşteri ilişkisinin genel durumuna odaklandığınızda daha uygun olabilir.

Arama ve Filtreleme her iki görünümle birlikte çalışır. Belirli bir kaydı bulmak için müşteri alanlarında arama yapın, odaklı bir liste oluşturmak için ilerleme aşamasına göre filtreleyin ve mevcut işinize uygun bir düzen için kayıtları sıralayın.

Uygulanabilir bir kontrol alışkanlığı oluşturun

Takip listesi, müşteri ilişkilerinizin güncel durumunu yansıttığında işe yarar. Her küçük etkileşimi belgelemeniz gerekmez. Ancak bir sonraki adımı etkileyen bilgileri güncellemelisiniz.

Basit bir kontrol düzeni yeterlidir:

1. Yeni lead'leri geldiklerinde ekleyin.
2. Önemli görüşmelerden sonra gerekli bilgileri kaydedin.
3. İlişki ilerlediğinde veya kapandığında ilerleme aşamasını değiştirin.
4. İlgi bekleyen müşterileri belirlemek için listeyi aşamaya göre filtreleyin.
5. Eski iletişim bilgilerini fark ettiğinizde düzeltin.

Bu sade yaklaşım, veri girişini ayrı bir işe dönüştürmeden sistemi kullanışlı tutar.

Sık sorulan sorular

Bu tam bir CRM'den nasıl farklı?

Müşteri Takip, basit ve odaklı olacak şekilde tasarlanmıştır. Karmaşık pipeline'lar, otomasyon kuralları veya dik öğrenme eğrileri yoktur. Müşteri bilgilerini saklar, kendi ilerleme aşamalarınızı tanımlar, notlarınızı yazar ve her şeyi tek bir listede incelersiniz. Tam bir CRM'in ihtiyacınızdan fazla kurulum ve karmaşıklık getireceği durumlar için uygundur.

İşletmeme özel alanlar ekleyebilir miyim?

Evet. Ayarlar'dan sınırsız Özel Alanlar ekleyebilirsiniz. Her alan, bölge, kategori, hizmet türü veya dahili referans gibi ihtiyaç duyduğunuz bilgiler için adlandırabileceğiniz bir metin girişidir. Bu alanlar işletme adı, ilgili kişi, e-posta, telefon, adres ve web sitesi gibi standart bilgilerin yanında yer alır.

İlerleme aşamalarını değiştirebilir miyim?

Evet. Ayarlar'dan ilerleme aşamalarını oluşturabilir, yeniden adlandırabilir, sıralayabilir ve renk kodlayabilirsiniz. Böylece sabit bir satış aşaması listesi kullanmak yerine kendi sürecinizi tanımlarsınız. Her müşteriye mevcut durumunu yansıtan aşamayı atayabilirsiniz.

Müşteri bilgilerini, ilerleme durumunu ve görüşme notlarını tek yerde tutmak istiyorsanız Müşteri Takip Aracı'nı inceleyin.