Simple CRM Küçük Ekiplerde Nasıl Çalışır?

Bir CRM; kiminle görüştüğünüzü, sırada ne yapılması gerektiğini ve her anlaşmanın hangi aşamada olduğunu anlamanıza yardımcı olmalı. Kurulumunun haftalar sürmesi veya yönetimi için bir uzman gerektirmemeli. Simple CRM, müşteri ve satış takibinin temel parçalarını küçük ekipler için odaklı bir web uygulamasında bir araya getirir.

İletişim bilgilerini saklayabilir, görevler tanımlayabilir, satış aktivitelerini kaydedebilir ve işleri kendi sürecinize uygun pipeline aşamalarında takip edebilirsiniz. Daha geniş bir görünüm gerektiğinde takvim ve raporlardan yararlanabilirsiniz.

Birbiriyle bağlantılı üç kayıt türü

Simple CRM, çalışmalarınızı müşteriler, görevler ve süreç kayıtları altında düzenler. Her kayıt türü farklı bir soruya yanıt verir:

• Müşteriler: Kimlerle çalışıyorsunuz?
• Görevler: Hangi fırsatı veya işi takip ediyorsunuz?
• Süreç kayıtları: Ne oldu, ne zaman oldu ve iş hangi aşamada?

Bu kayıtlar birbiriyle bağlantılıdır. Bir müşterinin birden fazla görevi olabilir ve her görev tarihli süreç kayıtları içerebilir. Böylece büyük bir kurumsal satış sistemini yönetmek zorunda kalmadan kullanışlı bir geçmiş oluşturabilirsiniz.

1. Adım: Adres Defterinizi Oluşturun

Ekibinizin çalıştığı kişileri ve şirketleri ekleyerek başlayın. Her müşteri kaydında şirket adı, iletişim kişisi, e-posta, telefon, lead durumu ve lead kaynağı bulunabilir.

Lead durumu, farklı iletişim türlerini ayırmanıza yardımcı olur. Lead kaynağı ise bir talebin veya fırsatın nereden geldiğini gösterir. Belirli bir müşteriyi bulmak ya da listeyi daraltmak için Adres Defteri'nde anında arama ve filtreleme yapabilirsiniz.

Adres Defteri, CRM'in geri kalanı için temel oluşturur. Görevler müşterilere bağlandığı için ayrı notlara veya elektronik tablolara ihtiyaç duymadan müşteri kaydından ilgili işe geçebilirsiniz.

2. Adım: Görevleri Tanımlayın

Müşteriyi Adres Defteri'ne ekledikten sonra takip etmek istediğiniz fırsat veya iş için bir görev oluşturun. Görev müşteriye bağlı kalır; önem seviyesi, durum ve detaylı açıklama içerir.

Açıklama alanına ekibinizin ihtiyaç duyduğu bağlamı yazabilirsiniz. Müşterinin talebini, beklenen sonucu veya şimdiye kadar konuşulan önemli noktaları burada tutabilirsiniz. Önem seviyeleri rutin işleri daha yakından takip edilmesi gerekenlerden ayırır. Durum bilgisi ise görevin açık mı yoksa kapalı mı olduğunu gösterir.

Bir müşterinin birden fazla görevi olabilir. Böylece farklı fırsatları veya işleri tek bir uzun kayıtta birleştirmek yerine aynı müşteri altında ayrı ayrı düzenleyebilirsiniz.

3. Adım: Süreç Kayıtları Girin

Süreç kayıtları, bir görevle ilgili aktiviteleri kaydeder. Her kayıt tarihlidir; pipeline aşaması, atanan satışçı ve gerçekleşenlerle ilgili notlar içerebilir.

Örneğin bir teklif gönderdikten sonra teklif aşamasında bir süreç kaydı oluşturabilir, ilgili ekip üyesini satışçı olarak atayabilir ve ne gönderildiğini not edebilirsiniz. Sonraki görüşmenin ardından yeni aşama için başka bir tarihli kayıt ekleyebilirsiniz. Bu girdiler zaman içinde fırsatın anlaşılır bir geçmişini oluşturur.

Pipeline ilerlemesi kaydedilen aktivitelere dayandığı için yalnızca görevin mevcut durumunu görmezsiniz. İşin aşamalar arasında nasıl ilerlediğini, kimin ilgilendiğini ve sürecin farklı noktalarında ne kadar kaldığını inceleyebilirsiniz.

Bu kayıtlar Takvim Görünümü ve raporlarda da kullanılır. Kayıtları güncel tutmak, CRM'in diğer bölümlerinde daha anlamlı bilgiler görmenizi sağlar.

Pipeline'ı kendi sürecinize göre düzenleyin

Simple CRM, her ekibi aynı satış aşamalarını kullanmaya zorlamaz. Ayarlar bölümünde aşamaları tanımlayabilir ve işinizin gerçek ilerleyişine göre yeniden sıralayabilirsiniz.

Tipik bir pipeline; arama, teklif, müzakere ve kapanış aşamalarını içerebilir. Ekibiniz farklı adlar kullanabilir veya gerektiğinde başka aşamalar ekleyebilir. Lead durumları ve önem seviyeleri de iş sürecinize göre yapılandırılabilir.

Bu yapı, genel CRM etiketleri ekibinizin çalışma biçimini açıklamadığında kullanışlıdır. Büyük bir kurumsal sistemin terminolojisini benimsemeden pipeline düzenini koruyabilirsiniz.

Aktiviteleri takvimde görün

Takvim Görünümü, süreç kayıtlarını tarihlerine göre gösterir. Takvimi pipeline aşaması ve satışçıya göre filtreleyerek sürecin belirli bir bölümüne veya bir ekip üyesinin aktivitelerine odaklanabilirsiniz.

Takvim, süreç kayıtlarına dayandığı için kaydedilmiş işlerin kronolojik görünümünü sunar. Son aktiviteleri kontrol ederken veya takip edilecek işleri planlarken görev durumları ve müşteri kayıtlarıyla birlikte kullanabilirsiniz.

Performans ve dönüşüm verilerini inceleyin

Performans Raporları, CRM kayıtlarını ekip aktivitelerinin daha geniş bir görünümüne dönüştürür. Her satışçıya ait açık ve kapalı görevleri görsel çubuk grafiklerle karşılaştırabilirsiniz.

Dönüşüm Analitiği, süreci farklı açılardan incelemenizi sağlar:

• İşlerin pipeline aşamalarına göre dağılımı
• Her aşamada geçirilen ortalama gün sayısı
• Lead kaynağı dağılımı
• Her müşteriyle ilişkili görev sayısı

Bu görünümler, uzun süre aynı aşamada kalan işleri fark etmenize, iş yüklerini karşılaştırmanıza veya hangi lead kaynaklarının daha sık göründüğünü anlamanıza yardımcı olabilir. Raporlar ekibinizin girdiği kayıtlara dayanır. Aşama ve satışçı seçimlerini tutarlı yapmak daha net bir görünüm sağlar.

CRM'i ekibinize göre yapılandırın

Ayarlar bölümünden pipeline aşamalarını, satışçıları, önem seviyelerini ve lead durumlarını yönetebilirsiniz. Ekip üyelerini ekleyip süreç kayıtlarına atayabilirsiniz. Böylece Performans Raporları aktiviteleri satışçı bazında gösterebilir.

Çok sayıda kayıt eklemeden önce ortak kullanılacak az sayıda etiket üzerinde anlaşmak faydalıdır. Açık aşama adları ve net durum tanımları, filtreleme ve raporlamayı herkes için kolaylaştırır. Süreciniz değiştiğinde ayarları daha sonra güncelleyebilirsiniz.

Kayıtları güncel tutmak için basit bir düzen

Simple CRM'i gerçek aktivitelerle birlikte güncellediğinizde kayıtlar daha kullanışlı kalır. Yeni bir iletişim geldiğinde müşteriyi ekleyin, takip edilecek bir fırsat oluştuğunda görev oluşturun ve her önemli adımdan sonra süreç kaydı girin.

Basit bir çalışma düzeni şöyle olabilir:

1. Yeni kayıt oluşturmadan önce müşteriyi arayın.
2. Görevi önem seviyesi ve mevcut durumuyla ekleyin veya güncelleyin.
3. Son aktiviteyi tarih, aşama, satışçı ve notlarla kaydedin.
4. Yakın tarihli kayıtları ve takip edilecek işleri takvimden kontrol edin.
5. Açık görevleri ve aşamalar arasındaki ilerlemeyi anlamak için raporları belirli aralıklarla inceleyin.

Bu düzen, veri girişini ayrı bir projeye dönüştürmeden CRM'i güncel tutmanıza yardımcı olur.

Sık sorulan sorular

Simple CRM gerçekten ücretsiz mi?

Evet. Ücretsiz katman sınırsız müşteri ve görevle birlikte 50 süreç kaydı içerir. Sınırsız süreç kaydı için Pro'ya yükseltebilirsiniz. Burada belirli bir Pro fiyatı belirtilmemektedir.

Pipeline aşamalarını değiştirebilir misiniz?

Evet. Ayarlar'a giderek pipeline aşamalarını ekleyebilir, düzenleyebilir veya yeniden sıralayabilirsiniz. Arama, teklif, müzakere ve kapanış gibi aşamaları kullanabilir ya da kendi sürecinize uygun bir sıra tanımlayabilirsiniz.

Bir müşteriyi silerseniz ne olur?

Müşteriye bağlı görevler korunur ve Atanmamış olur. Böylece bir müşteri kaydı silindiğinde ilgili görev bilgileri beklenmedik şekilde kaybolmaz.

Kurumsal bir CRM'in karmaşıklığı olmadan müşteri, görev ve pipeline takibi yapmak istiyorsanız Simple CRM'i inceleyin.