Stock Inventory Tracker nasıl çalışır?

Doğru envanter takibi üç temel işe dayanır: Stokladığınız ürünleri tanımlamak, giren ve çıkan ürünleri kaydetmek, elde kalan miktarı kontrol etmek. Stock Inventory Tracker, karmaşık bir envanter yazılımı kurmadan bu işleri tek yerde yapmanızı sağlar.

Kaydettiğiniz her hareket, ilgili ürünün miktarını günceller. Ardından panel üzerinden mevcut stok seviyelerini, envanter değerini, hareket geçmişini ve düşük stoklu ürünleri inceleyebilirsiniz.

Envanteriniz için anlaşılır bir kayıt

Takip sistemi, ürünler ve stok hareketleri üzerine kuruludur. Ürün, miktarını izlemek istediğiniz bir kalemdir. Stok hareketi ise bu ürünün miktarında oluşan değişikliktir.

İki tür hareket vardır:

Stok girişi, satın almalar ve iadeler dahil olmak üzere gelen envanteri kaydeder.
Stok çıkışı, satışlar, transferler ve silmeler dahil olmak üzere giden envanteri kaydeder.

Bu kayıtlar birlikte, envanterinizin zaman içinde nasıl değiştiğini gösteren tarihli bir geçmiş oluşturur. Stok her değiştiğinde miktarı elle değiştirmek yerine, değişikliğe neden olan hareketi kaydedersiniz. Takip sistemi mevcut miktarı bu işlemlerden hesaplar.

Böylece elinizde ne kadar stok olduğunu, ürünlerin ne zaman geldiğini, ne zaman çıktığını ve hangi ürünlerin yakında tükenebileceğini görebilirsiniz.

Adım 1: Ürünleri ekleyin

Önce ürün kataloğunuzu oluşturun. Her ürünü adı, SKU kodu, kategorisi ve birim fiyatıyla tanımlayın.

SKU kodları her ürüne tutarlı bir kimlik verir. Benzer adlara sahip ürünleriniz varsa veya etiketlerde, faturalarda ya da şirket içi kayıtlarda zaten kod kullanıyorsanız bu alan işinizi kolaylaştırır. Kategoriler ise ilgili ürünleri filtreleme ve raporlama amacıyla gruplamanızı sağlar.

Birim fiyatlar envanter değerini hesaplamak için kullanılır. Takip sistemi bir ürünün fiyatını ve mevcut miktarını bildiğinde, ürünü panelde gösterilen toplam envanter değerine dahil eder.

Kullanışlı bir ürün kaydında şunlar bulunur:

Açık ve anlaşılır bir ürün adı
Benzersiz bir SKU kodu
İlgili ürün kategorisi
Değerlemede kullanılacak birim fiyat

Ürünü yalnızca bir kez tanımlamanız gerekir. Daha sonra envantere ürün girdiğinde veya envanterden ürün çıktığında ilgili stok hareketini kaydedebilirsiniz.

Adım 2: Hareketleri kaydedin

Ürünlerinizi ekledikten sonra her stok girişi ve stok çıkışı işlemini gerçekleştiği anda kaydedin.

Gelen envanter için miktar, tarih ve gerekli notlarla bir stok girişi oluşturun. Böylece satın almalar, iade edilen ürünler ve diğer stok eklemeleri için eksiksiz bir teslim alma geçmişi tutabilirsiniz.

Giden envanter için bir stok çıkışı oluşturun. Bu kayıtları satışlar, transferler, silmeler veya ürünün envanterden ayrıldığı diğer durumlar için kullanabilirsiniz. Notlar, ürünlerin nereye gittiğini veya miktarın neden değiştiğini açıklamanıza yardımcı olur.

Kaydettiğiniz her hareket mevcut miktarı otomatik olarak günceller. Örneğin, bir üründen 20 adet varsa ve 5 adetlik stok girişi kaydederseniz miktar 25 olur. Ardından 3 adetlik stok çıkışı kaydettiğinizde miktar 22'ye düşer.

Hareket geçmişi, miktarların arkasındaki işlemleri görünür tutar. Yalnızca son toplamı görmek yerine işlem tarihlerini ve miktarları inceleyebilirsiniz. Böylece bir değişikliğin nedenini anlayabilir, teslimatın ne zaman kaydedildiğini kontrol edebilir veya çıkan envanteri takip edebilirsiniz.

Güvenilir bir geçmiş için mevcut miktarı takip sistemi dışında değiştirmek yerine hareketleri düzenli olarak kaydedin. Mevcut stok seviyesi, girdiğiniz işlemler kadar doğru olacaktır.

Adım 3: Stoku izleyin

Panel, envanterinizle ilgili toplamları bir araya getirir. Toplam ürün sayısını, toplam envanter değerini, hareket özetlerini ve mevcut stok seviyelerini burada görebilirsiniz.

Mevcut miktarlar, kaydettiğiniz stok girişi ve stok çıkışı hareketlerine göre hesaplanır. Böylece her ürünün bakiyesini elle hesaplamadan güncel durumu görebilirsiniz.

Düşük stok uyarıları, ürünler tükenmeden önce ilgilenmeniz gereken kalemleri fark etmenizi sağlar. Bu ürünleri envanterinizin geri kalanıyla birlikte inceleyerek hangilerinin yeniden sipariş edilmesi veya kontrol edilmesi gerektiğine karar verebilirsiniz.

Panel üzerinden hareket geçmişine de erişebilirsiniz. Böylece güncel toplamlarla bu toplamları oluşturan işlemler arasında bağlantı kurabilirsiniz. Bir miktar beklediğinizden farklı görünüyorsa ilgili stok girişi ve stok çıkışı kayıtlarını inceleyebilirsiniz.

Envanter değeri, ürün fiyatlarına ve mevcut miktarlara göre hesaplanır. Hareketler miktarları değiştirdikçe toplam değer de güncel stok durumunu yansıtır. Değerlerin işinizde kullandığınız para birimiyle gösterilmesi için ayarlardan tercih ettiğiniz para birimini yapılandırabilirsiniz.

Stoku güncel tutmak için basit bir düzen

Takip sistemi, normal ürün kabul ve sevkiyat sürecinizin bir parçası olduğunda daha sağlıklı sonuç verir. Karmaşık bir envanter prosedürüne ihtiyacınız yoktur; ancak değişiklikleri düzenli kaydetmeniz gerekir.

Temel bir takip düzeni şöyle olabilir:

Yeni bir ürünü stoklamaya başladığınızda ürün kaydını ekleyin.
Mallar geldiğinde veya iadeler geri döndüğünde stok girişi kaydedin.
Ürünler satıldığında, transfer edildiğinde veya silindiğinde stok çıkışı kaydedin.
Mevcut miktarları ve düşük stoklu ürünleri panelden kontrol edin.
Bir bakiyeyi araştırmanız gerektiğinde hareket geçmişini inceleyin.

Her işlem tarih ve miktar içerdiği için kayıtlarınız, yalnızca son toplamı gösteren bir hesap tablosu hücresinden daha fazla bağlam sunar. Gerektiğinde not ekleyerek işlemin ayrıntılarını da saklayabilirsiniz.

Takip sistemini ürünlerinize göre düzenleyin

Kategoriler, geniş bir ürün kataloğunu yönetmeyi kolaylaştırır. Ürünleri envanter yapınıza uygun şekilde gruplandırabilir, ardından daha kolay filtreleme ve raporlama için bu kategorileri kullanabilirsiniz.

Ürün adlarını ve SKU kodlarını birlikte kullanmak da karışıklığı azaltır. Açıklayıcı bir ad, ürünü tanımayı kolaylaştırırken SKU kodu kesin bir referans sağlar.

Takip sistemini masaüstü, tablet ve mobil cihazlarda kullanabilirsiniz. Böylece stok hareketi gerçekleştiğinde elinizde olan cihazdan kayıt ekleyebilir veya envanteri inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Stok girişi ile stok çıkışı arasındaki fark nedir?

Stok girişi, satın almalar ve iadeler gibi işletmenize gelen envanteri kaydeder. Stok çıkışı ise satışlar, transferler, silmeler veya diğer çıkış hareketleriyle envanterden ayrılan ürünleri kaydeder. Her ikisini de kaydetmek eksiksiz bir hareket geçmişi oluşturur ve mevcut miktarları güncel tutar.

Toplam envanter değeri nasıl hesaplanır?

Panel, envanter değerini her ürünün birim fiyatı ve mevcut miktarı üzerinden hesaplar. Bir hareket kaydettiğinizde miktar değişir ve envanter değeri buna göre güncellenir. Ayarlardan tercih ettiğiniz para birimini seçebilirsiniz.

Kaç ürün takip edebilirim?

Ücretsiz kullanıcılar 100 ürüne kadar takip edebilir. Pro kullanıcıları sınırsız ürün takip edebilir. Her iki planda da ürünleri SKU kodları, kategoriler ve birim fiyatlarla tanımlayabilir, ardından bu ürünler için stok hareketleri kaydedebilirsiniz.

Stok hareketlerini kaydetmek ve mevcut miktarları düzenli olarak izlemek istiyorsanız Stock Inventory Tracker'ı inceleyin.