Proje Başlamadan Önce Riskler Nasıl Belirlenir?

Proje risklerini; teslim tarihleri, bağımlılıklar ve bütçe baskısı devreye girmeden önce belirlediğinizde yönetmek daha kolaydır. Proje başlangıcından önce yapacağınız yapılandırılmış bir inceleme, neler olabileceğini, bunların neden gerçekleşebileceğini ve kimin yanıt vermesi gerektiğini kaydetmenizi sağlar.

Amaç, her sorunu önceden tahmin etmek değildir. Ekibin belirsizlikler hakkında ortak bir görüş oluşturmasını ve önce hangi konulara odaklanacağına karar vermesini sağlamaktır.

Boş bir sayfayla değil, proje planıyla başlayın

Riskleri belirlerken projenin gerçekte nasıl yürütüleceğini temel alın. Kapsamı, takvimi, bütçeyi, sorumlulukları, varsayımları, bağımlılıkları ve beklenen sonuçları gözden geçirin.

Planın belirsiz bir unsura bağlı olduğu noktaları arayın. Bir teslim tarihi dış onaya bağlı olabilir. Bir çıktı için henüz kontrol edilmemiş veriler gerekebilir. Kritik bir görev, tek bir kişinin uygun olmasına dayanabilir.

Şu sorularla başlayabilirsiniz:

Hangi varsayımlar henüz doğrulanmadı?
Hangi teslim tarihlerinde gecikme payı az?
Hangi görevler tedarikçilere, müşterilere veya diğer ekiplere bağlı?
Hangi konularda sorumluluk net değil?
Hangi kararlar hâlâ açık?
Maliyeti, kaliteyi, uyumluluğu veya teslimatı neler etkileyebilir?
Projenin hangi bölümleri daha önce başarısız oldu veya değişti?

Yalnızca proje sponsoruyla değil, teslimattan sorumlu kişilerle de konuşun. Ekip üyeleri, üst düzey planda görünmeyen operasyonel riskleri çoğu zaman daha erken fark eder.

1. Adım: Riskleri yeterli bağlamla ekleyin

Her riski, gerçekleşmesi kesin olmayan belirli bir olay olarak yazın. “Takvim riski” veya “tedarikçi sorunu” gibi genel ifadelerden kaçının. Bu ifadeler ne olabileceğini açıklamaz ve risk sahibinin bir yanıt planlamasına yardımcı olmaz.

Neden, olay ve sonuç yapısını kullanabilirsiniz:

[Neden] nedeniyle [olay] gerçekleşebilir ve bunun sonucunda [sonuç] ortaya çıkabilir.

Örneğin: “Veri formatı henüz doğrulanmadığı için geçiş sırasında ek eşleme çalışması gerekebilir ve testlerin başlaması gecikebilir.”

Her risk için açıklamayı, kategoriyi ve risk sahibini kaydedin. Olası nedenleri, potansiyel sonuçları ve mevcut kontrolleri de ekleyin. Mevcut kontroller, hâlihazırda neler yapıldığını gösterir ve ekibin her riski tamamen yönetimsiz kabul etmesini önler.

Kategoriler, bağlantılı riskleri birlikte incelemenize yardımcı olur. Operasyonel, finansal, stratejik veya uyumluluk kategorilerini kullanabilir ya da projenize uygun özel türler oluşturabilirsiniz. Kategori listesini gereğinden fazla ayrıntılandırmadan kullanışlı tutun.

Riski izleyebilecek ve gerekli yanıtı koordine edebilecek bir risk sahibi atayın. Bu kişinin tüm risk azaltma eylemlerini bizzat tamamlaması gerekmez. Ancak koşulların ne zaman değiştiğini ve riskin ne zaman üst yönetime taşınması gerektiğini bilmelidir.

Planlama görüşmesi henüz tazeyken bu bilgileri Risk Register'a girin. Eksiksiz bir kayıt, riskin hangi konuşmadan doğduğunu yeniden araştırmaya gerek kalmadan anlaşılmasını sağlar.

2. Adım: Olasılık ve etkiyi tutarlı biçimde değerlendirin

Riskleri kaydettikten sonra her birini olasılık ve etkiye göre derecelendirin. Olasılık, olayın gerçekleşme ihtimalini; etki ise olay gerçekleşirse sonuçların ne kadar ciddi olacağını gösterir.

Puanlamaya başlamadan önce derecelerin ne anlama geldiği konusunda anlaşın. Bir kişi aynı dereceyi “mümkün”, başka biri “neredeyse kesin” olarak yorumlarsa ortaya çıkan öncelik sırası güvenilir olmaz. Aynı durum etki için de geçerlidir. Ekip; gecikme, ek maliyet, kalite kaybı veya uyumluluk sonuçları gibi ilgili etkileri birlikte değerlendirmelidir.

Risk Register, bileşik risk puanını hesaplamak için olasılık ile etkiyi otomatik olarak çarpar. Böylece riskleri karşılaştırmak ve nereye odaklanacağınıza karar vermek için tutarlı bir başlangıç noktası elde edersiniz.

Puanlama, tartışmanın yerini almak yerine tartışmayı desteklemelidir. İki risk aynı puanı aldığı hâlde farklı yanıtlar gerektirebilir. Olasılığı düşük bir uyumluluk riski dikkatli kontrol gerektirebilir. Gerçekleşme ihtimali daha yüksek olan operasyonel bir aksaklığın etkisini gidermek ise daha kolay olabilir.

Önce en yüksek puanları inceleyin, ardından sıralamanın proje bağlamında anlamlı olup olmadığını kontrol edin. Bir derece konusunda anlaşmazlık varsa bu derecenin dayandığı varsayımları kaydedin. Böylece sonraki incelemeler daha yararlı olur ve aynı tartışmaların tekrarlanması azalır.

Risklerin olasılık ve etkiye göre nasıl dağıldığını görmek için renk kodlu görsel Risk matrisi'ni kullanın. Matris, kümeleri ve yüksek öncelikli riskleri uzun bir listeye göre daha kolay fark etmenizi sağlar.

3. Adım: Risk azaltma ve raporlamayı planlayın

Puanlanmış bir risk, ancak bir karara dönüşüyorsa işe yarar. Her öncelikli risk için bir veya daha fazla risk azaltma eylemi tanımlayın. Eylem; olasılığı azaltan, etkiyi düşüren veya ekibin yanıt verme kapasitesini geliştiren somut bir adım içermelidir.

Neyin izleneceğini ve hangi değişikliğin yanıtı tetikleyeceğini belirtmeden “yakından izle” gibi eylemler yazmayın. Daha açık bir eylem; belirli bir inceleme tarihinde bağımlılığı doğrulamak, teknik bir varsayımı erkenden test etmek veya kritik bir onay için alternatif yol belirlemek olabilir.

Risk azaltma eylemlerinin durumlarını zaman içinde takip edin. İncelemeler sırasında şu soruları sorun:

Olasılık veya etki değişti mi?
Mevcut kontroller hâlâ çalışıyor mu?
Risk azaltma eylemleri ilerliyor mu?
Risk gerçekleşerek aktif bir soruna dönüştü mü?
Proje değiştikçe yeni riskler ortaya çıkıyor mu?
Risk sahibi gerekli yetki ve bilgiye hâlâ sahip mi?

Risk matrisi'ni yalnızca yüksek puanlı riskler için değil, kalıpları görmek için de kullanın. Aynı tedarikçi, süreç veya kararla bağlantılı birkaç orta düzey risk, daha büyük bir risk yoğunluğuna işaret edebilir.

Panel raporları; özet istatistikleri, risk dağılımını ve eğilim analizini tek bir yerde gösterir. Ayrıca özet raporlar oluşturabilir ve risk kaydınızı paydaş sunumları, yönetim incelemeleri ve uyumluluk belgeleri için dışa aktarabilirsiniz.

Risk Register masaüstü, tablet ve mobil cihazlarda çalışır. Böylece risk sahipleri, ellerindeki cihazdan bilgileri gözden geçirebilir.

Odaklı bir proje öncesi inceleme yapın

Yararlı bir risk çalıştayında akla gelebilecek her olayı ele almanız gerekmez. Proje planını değiştirebilecek veya karar alınmasını gerektirecek risklere odaklanın.

Oturumdan önce kapsamı, takvimi, varsayımları ve bilinen bağımlılıkları katılımcılarla paylaşın. İnceleme sırasında projeyi aşamalara veya çıktılara ayırarak ilerleyin. Bu yöntem, katılımcılardan bağlam vermeden risk saymalarını istemekten genellikle daha verimlidir.

İlk aşamada riskleri belirleme ve puanlama çalışmalarını birbirinden ayırın. Öncelikleri tartışmadan önce riskleri kaydedin. Aksi takdirde ekip ilk birkaç konuya fazla zaman ayırabilir ve planın ilerleyen bölümlerindeki riskleri gözden kaçırabilir.

İncelemeyi bitirmeden önce her önemli riskin açık bir açıklaması, kategorisi, risk sahibi, olasılık derecesi, etki derecesi ve sonraki eylemi bulunduğunu doğrulayın. Yeterli dayanak olmadan puan vermek yerine, daha fazla kanıt gerektiren kayıtları not edin.

Proje başladıktan sonra risk kaydını güncel tutun

Risk kaydı, projeyle birlikte değişmelidir. Düzenli proje kontrol noktalarında ve kapsam, takvim, bütçe, ekip, bağımlılıklar veya uyumluluk gereksinimleri önemli ölçüde değiştiğinde kaydı gözden geçirin.

Artık geçerli olmayan riskleri kapatın ancak neyin değiştiğini açıklayacak kadar bilgi bırakın. Çalışmalar tamamlandıkça kontrolleri ve risk azaltma eylemlerini güncelleyin. Yeni varsayımlar veya bağımlılıklar ortaya çıktığında yeni riskler ekleyin.

Bu yaklaşım, risk kaydını yalnızca proje başlangıcı için hazırlanıp unutulan bir belge olmaktan çıkarır ve çalışan bir yönetim aracına dönüştürür.

Sık sorulan sorular

Bir proje riski hangi bilgileri içermelidir?

Bir risk; açık bir açıklama, kategori, risk sahibi, olası nedenler, potansiyel sonuçlar ve mevcut kontroller içermelidir. Ayrıca olasılık ve etki dereceleri ile yanıt gerektiren durumlarda risk azaltma eylemleri de kaydedilmelidir.

Risk puanı nasıl hesaplanır?

Her risk olasılık ve etkiye göre derecelendirilir. Risk Register, risk puanını hesaplamak için bu dereceleri çarpar ve öncelik seviyelerini tutarlı biçimde karşılaştırmanıza yardımcı olur.

Risk matrisi neyi gösterir?

Risk matrisi, riskleri olasılık ve etkiye göre renk kodlu bir ızgara üzerinde gösterir. Yüksek, orta ve düşük öncelikli riskleri görmenize ve projenin genel risk dağılımını incelemenize yardımcı olur.

Proje başlangıcından itibaren riskleri kaydetmek, puanları hesaplamak, matrisi incelemek ve risk azaltma eylemlerini takip etmek için Risk Register'ı kullanabilirsiniz.