Çalışan Listesini Organizasyon Şemasına Dönüştürme

Bir çalışan listesi, organizasyonda kimlerin yer aldığını gösterir. Organizasyon şeması ise bu listeye roller, yöneticiler, raporlama hatları ve ekip hiyerarşisi gibi gerekli bağlamı ekler. Org Chart Maker, tasarım becerisi gerektirmeden bu bilgileri anlaşılır bir görsel şemaya dönüştürür.

Süreç üç temel adımdan oluşur. Çalışanları eklersiniz, her kişiyi yöneticisine atarsınız ve ortaya çıkan organizasyon ağacını incelersiniz. Ardından şemayı gerektiğinde düzenleyebilir, paylaşabilir veya dışa aktarabilirsiniz.

Çalışan listenizi hazırlayın

Şemayı oluşturmadan önce her çalışan için eklemek istediğiniz temel bilgileri toplayın. Sayfa düzenini önceden planlamanıza veya bağlantıları elle çizmenize gerek yoktur. Şemanın yapısı, raporlama ilişkilerine göre oluşur.

Başlangıç listenizde şu bilgiler bulunabilir:

• Her çalışanın adı
• Rolü veya pozisyonu
• Yöneticisi
• Çalışan kaydında tutmak istediğiniz ek bilgiler
• Şemanın daha kolay tanınması için profil fotoğrafı

Yönetici adlarının tutarlı yazıldığını kontrol edin. Örneğin bir çalışan “Sam Lee”, başka biri ise “Samuel Lee” adlı yöneticiye bağlı görünüyorsa raporlama hatlarını belirlemeden önce bunların aynı kişi olup olmadığını doğrulayın.

Küçük bir ekip veya daha büyük bir organizasyon için şema oluşturabilirsiniz. Org Chart Maker; düz ekipleri, derin hiyerarşileri ve matris organizasyonları destekler. Bu nedenle çalışan listenizin tek bir standart yapıya uyması gerekmez.

1. Adım: Çalışanları Ekle

Önce her çalışanı şemaya ekleyin. Adını, rolünü ve organizasyondaki yerini anlamaya yardımcı olacak diğer bilgileri girin.

Benzer sorumluluklara sahip birden fazla kişi varsa roller ve unvanlar özellikle yararlıdır. Şemayı inceleyen kişi tüm çalışanları tanımıyorsa açık bir unvan, kaydın ne ifade ettiğini hemen gösterir.

Çalışan fotoğrafları da ekleyebilirsiniz. Fotoğraf kullanmak zorunlu değildir ancak şemayı taramayı ve isimlerle yüzleri eşleştirmeyi kolaylaştırabilir. Bu özellik dağıtık ekipler, yeni çalışanlar veya birden fazla departmanı bulunan organizasyonlar için kullanışlıdır.

Tüm bilgileri ilk seferde girmeniz gerekmez. Elinizde yalnızca adlar ve roller varsa bunlarla başlayabilir, diğer bilgiler hazır olduğunda düzenlenebilir kayıtlara dönebilirsiniz. Org Chart Maker, Tablo ve şema görünümleri sunar. Böylece çalışan verilerini önce liste halinde düzenleyip ardından görsel olarak kontrol edebilirsiniz.

2. Adım: Yapıyı Tanımla

Çalışanları ekledikten sonra her kişiyi yöneticisine atayın. Bu atamalar, organizasyondaki kişileri birbirine bağlayan raporlama hatlarını oluşturur.

Kutuları tek tek yerleştirmeniz veya bağlantıları elle çizmeniz gerekmez. Kimin kime rapor verdiğini belirledikçe Org Chart Maker hiyerarşiyi otomatik olarak oluşturur. Bir departman yöneticisini üst düzey yöneticiye, ekip üyelerini de ekip liderine atayabilirsiniz. Yapı, ihtiyaç duyduğunuz sayıda seviyede devam edebilir.

Mümkünse organizasyonun en üst seviyesinden aşağı doğru ilerleyin. Önce en üst seviyedeki kişi veya kişileri belirleyin. Ardından doğrudan bağlı çalışanları atayın ve herkes doğru yöneticiyle eşleşene kadar ekipler üzerinde çalışmaya devam edin.

Düzenlenebilir tablo görünümü, çalışan kayıtlarını ve yönetici atamalarını birlikte kontrol etmenizi kolaylaştırır. Ortaya çıkan yapı doğru görünmüyorsa ilgili çalışanın yönetici atamasını inceleyin. Bu ilişkiyi değiştirdiğinizde çalışanın hiyerarşideki yeri de güncellenir.

Bu yöntem, az sayıda yönetim katmanına sahip düz organizasyonlarda da çok sayıda raporlama seviyesine sahip derin yapılarda da kullanılabilir. Org Chart Maker ayrıca basit bir departman listesinden daha karmaşık olabilen matris organizasyonları destekler.

3. Adım: Görselleştir

Raporlama hatlarını belirlediğinizde organizasyon ağacının tamamı etkileşimli bir şema olarak görüntülenir. Görsel düzeni elle hazırlamadan çalışanların, ekiplerin, yöneticilerin ve üst düzey rollerin nasıl bağlandığını görebilirsiniz.

Yapı içinde ilerlemek için yakınlaştırma ve kaydırma kontrollerini kullanın. Geniş bir organizasyonu genel hatlarıyla görüntüleyebilir veya belirli bir ekibi ya da raporlama dalını yakından inceleyebilirsiniz. Böylece aynı şema hem genel bakış hem de ayrıntılı kontrol için kullanılabilir.

Görsel şema şu tür sorulara hızlıca yanıt bulmanıza yardımcı olabilir:

• Belirli bir çalışanın yöneticisi kim?
• Hangi roller bir departman yöneticisine rapor veriyor?
• Organizasyonun iki bölümü arasında kaç raporlama seviyesi var?
• Yeni bir rol yapının neresinde yer almalı?
• Hangi bölümlerde düz veya derin raporlama yapıları bulunuyor?

Çalışan bilgilerini veya raporlama hatlarını düzenlemeniz gerektiğinde tablo görünümüne dönebilirsiniz. Şema görünümü organizasyonun genel yapısını gösterirken tablo görünümü, temel kayıtlar üzerinde doğrudan çalışmanızı sağlar.

Org Chart Maker masaüstü, tablet ve mobilde kullanılabilir. İster geniş bir çalışan listesi giriyor ister masanızdan uzaktayken bir raporlama ilişkisini kontrol ediyor olun, şemayı uygun cihazdan görüntüleyebilir veya düzenleyebilirsiniz.

Şemayı güncel tutun

Bir organizasyon şeması, mevcut yapıyı yansıttığı sürece yararlıdır. Ekibe yeni biri katıldığında çalışan kaydını ekleyin ve yöneticisini atayın. Bir rol değiştiğinde unvanı veya diğer bilgileri güncelleyin. Çalışan başka bir ekibe geçtiğinde raporlama hattını değiştirin; böylece kişi hiyerarşide doğru yerde görünür.

Her çalışan kaydında hangi bilgilerin bulunacağına karar vermek, düzenli güncellemeleri kolaylaştırır. Bu seçimi tüm kayıtlarda tutarlı biçimde uygulayın. Kolay taranabilen bir şema için ad, rol, yönetici ve fotoğraf çoğu zaman yeterlidir.

Tablo ve şema görünümleri aynı organizasyon bilgilerini farklı biçimlerde gösterir. Kayıtları tablo görünümünde inceleyip düzenleyebilir, ardından organizasyonun tamamını kontrol etmek için şema görünümünü kullanabilirsiniz.

Şemayı paylaşın veya dışa aktarın

Yapı hazır olduğunda organizasyon şemasını meslektaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Bu, raporlama ilişkilerini düz bir çalışan listesinden daha anlaşılır biçimde gösterir.

Şemayı sunumlarda kullanmak için dışa da aktarabilirsiniz. Dışa aktarmadan önce adları, unvanları, çalışan detaylarını ve yönetici atamalarını kontrol edin. Tablo ve şema görünümlerinde yapacağınız kısa bir inceleme, eksik kayıtları veya düzeltilmesi gereken raporlama hatlarını fark etmenize yardımcı olur.

Şemayı işe alıştırma, organizasyon planlaması, ekip değerlendirmeleri ve şirket içi sunumlar için kullanabilirsiniz. Temel yapı düzenlenebilir durumda kalır. Organizasyon değiştiğinde görsel şemayı baştan oluşturmak yerine mevcut kayıtları güncelleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz olarak kaç çalışan ekleyebilirim?

Ücretsiz olarak 100 çalışan ekleyebilirsiniz. Başlamak için kredi kartı gerekmez. Uygulamayı açın, çalışan kayıtlarını girin ve raporlama hatlarını belirlemeye başlayın.

Birden fazla yönetim seviyesi içeren bir şema oluşturabilir miyim?

Evet. İhtiyacınız olan kadar hiyerarşi seviyesi oluşturabilirsiniz. Org Chart Maker; düz ekipleri, derin raporlama yapılarını ve matris organizasyonları destekler. Şema, her çalışana atadığınız yöneticiye göre otomatik olarak oluşturulur.

Çalışan verileri korunuyor mu?

Evet. Tüm verilerde endüstri standardı şifreleme kullanılır. Buna çalışan adları, roller, ek bilgiler, raporlama ilişkileri ve fotoğraflar dahildir.

Çalışan listenizi anlaşılır bir ekip hiyerarşisine dönüştürmek için Org Chart Maker aracını inceleyin.