Employee Leave Tracker Nasıl Çalışır?

Çalışan bilgileri, izin bakiyeleri ve tarihler farklı elektronik tablolarda tutulduğunda izin yönetimi zorlaşır. Employee Leave Tracker bu kayıtları bir araya getirir. Böylece küçük bir İK ekibi izin haklarını yönetebilir, izinleri kaydedebilir ve kimlerin hangi tarihlerde dışarıda olacağını tek yerden kontrol edebilir.

Temel süreç üç bölümden oluşur: Çalışanları ve izin haklarını eklemek, izinleri kaydetmek, ardından ekip ve takvim görünümleriyle planlama yapmak. Her adım şöyle çalışır.

1. Adım: Çalışanları ekleyin ve izin haklarını tanımlayın

Önce Çalışanlar bölümünden her ekip üyesini ekleyin. Bir çalışanı ekledikten sonra o kişi için geçerli izin haklarını atayabilirsiniz.

İzin hakkı, çalışanın belirli bir izin türü için kullanabileceği toplam süredir. Yıllık izin ve hastalık izni tanımlayabilir; ayrı takip edilmesi gereken politikalar için özel izin türleri ekleyebilirsiniz. Bunlar kişisel izin, doğum izni veya ücretsiz izin olabilir.

İzin hakları çalışan bazında tanımlandığı için ekip üyeleri arasındaki farklılıkları hesaba katabilirsiniz. Çalışanların sözleşmeleri, çalışma düzenleri veya yıllık izin hakları farklı olduğunda bu yapı kullanışlıdır.

Kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu kadar izin kategorisi oluşturabilirsiniz. Kategorileri açık biçimde tanımlamak, raporlamayı da kolaylaştırır. Böylece yıllık izin, hastalık izni ve diğer devamsızlıklar tek bir genel izin toplamında birleşmez.

İzinleri girmeden önce şu noktaları netleştirin:

Kuruluşunuzda hangi izin türlerinin kullanıldığı
Her çalışanın kaç gün izin hakkı olduğu
Hangi çalışma günlerinin izin süresine dahil edileceği
Belirli çalışanlar için farklı izin hakkı kuralları bulunup bulunmadığı
Kuruluşunuzdaki onay sürecine göre iznin ne zaman kaydedileceği

Ayarlar ve politikalar seçenekleriyle çalışma günlerini, izin politikalarını ve hak kurallarını kuruluşunuza göre yapılandırabilirsiniz. Bunları baştan tanımlamak, İK ekibinin bakiyeleri tutarlı bir temelde hesaplamasını sağlar.

2. Adım: İzin kaydedin ve bakiyeleri güncelleyin

Bir çalışan izin kullandığında veya ileri bir tarih için izin planladığında başlangıç ve bitiş tarihlerini girerek kaydı oluşturun. Sistem izin süresini otomatik hesaplar ve çalışanın kalan bakiyesini günceller.

Küçük bir İK ekibi için bu adım, kararlaştırılmış veya onaylanmış izinlerin ne zaman sisteme girileceğini netleştirir. Talep kuruluşunuzun politikasına göre sonuçlandırıldıktan sonra izni ilgili çalışan ve izin türü altında kaydedebilirsiniz.

Doğru izin türünü seçmek önemlidir. Bir haftalık yıllık izin, yıllık izin bakiyesinden düşmelidir. Hastalık izni ise hastalık izni hakkına kaydedilmelidir. Özel izin türleri, gerektiğinde diğer devamsızlıkları ayrı tutmanızı sağlar.

Bakiye takibi, farklı elektronik tablo sekmelerindeki formülleri elle güncelleme ihtiyacını ortadan kaldırır. Kalan günler, çalışanın izin hakları ve onaylanan izin kayıtları üzerinden otomatik hesaplanır. Bir çalışanın kalan iznini öğrenmeniz gerektiğinde e-postaları ve takvim kayıtlarını yeniden incelemek yerine güncel bakiye dökümüne bakabilirsiniz.

Her çalışan özeti şu bilgileri bir araya getirir:

İzin geçmişi
Yaklaşan izinler
İzin türüne göre kalan bakiyeler
Çalışana atanmış izin haklarının dökümü

Bu bireysel görünüm, bir çalışan ne kadar izni kaldığını sorduğunda veya İK ekibinin o kişinin kayıtlarını incelemesi gerektiğinde kullanışlıdır. Konu tek bir kişinin bakiyesi değil, genel ekip müsaitliği olduğunda tam ekip genel görünümüne geçebilirsiniz.

3. Adım: Müsaitliği takip edin ve planlama yapın

İzinleri kaydettikten sonra ekip takipçisini ve Devamsızlık takvimini kullanarak kimlerin hangi tarihlerde dışarıda olacağını görebilirsiniz. Paylaşılan takvim, tüm devamsızlıkları görsel bir programa yerleştirir ve çakışan tarihleri fark etmeyi kolaylaştırır.

Ekip takvimini departmana veya çalışana göre filtreleyebilirsiniz. Departman filtresi belirli bir işlev için ekip planlaması yaparken yardımcı olur. Çalışan filtresi ise ilgisiz kayıtları göstermeden tek bir kişinin programını incelemenizi sağlar.

Takvim, özellikle tarihleri kuruluşunuzdaki onay sürecine göre kesinleştirmeden önce kullanışlıdır. İK veya yönetici, aynı tarihlerde başka ekip üyelerinin izinli olup olmadığını kontrol edebilir ve ekip müsaitliğini dikkate alarak karar verebilir. İzin onaylanıp kaydedildikten sonra güncel tarihler ve bakiyeler, izinleri yöneten ekip tarafından görüntülenebilir.

İki görünüm arasında geçiş yapabilirsiniz:

Çalışan görünümü: Bir kişinin izin geçmişini, yaklaşan izinlerini ve bakiye dökümünü kontrol edin.
Ekip görünümü: Kuruluş genelindeki veya filtrelenmiş bir gruptaki devamsızlıkları inceleyin.

Bu görünümler farklı günlük sorulara yanıt verir. Çalışan görünümü, “Bu kişinin kaç gün izni kaldı?” sorusunu yanıtlar. Ekip görünümü ise “Bu dönemde kim dışarıda?” sorusuna odaklanır.

Bordro ve uyumluluk çalışmaları için raporları dışa aktarabilirsiniz. Böylece izin bilgilerini aracın dışında kullanmanız gerektiğinde düzenli bir kayıt elde eder, elektronik tabloyu yeniden ana kayıt kaynağı hâline getirmek zorunda kalmazsınız.

Çoklu cihaz desteği sayesinde Employee Leave Tracker masaüstü, tablet ve mobil cihazlarda çalışır. Kayıtları ve ekip müsaitliğini elinizdeki cihazdan inceleyebilirsiniz.

Küçük bir İK ekibi için pratik çalışma düzeni

Tutarlı bir çalışma düzeni, bakiyelerin ve takvimlerin güncel kalmasına yardımcı olur. Önce izin politikalarını, çalışma günlerini, izin türlerini ve izin haklarını tanımlayın. Ekip filtrelerinin yararlı kalması için çalışanları aynı adlandırma ve departman düzenini kullanarak ekleyin.

Bir izin talebi kuruluşunuzdaki onay sürecinden geçtiğinde tarihleri doğru çalışan ve kategori altında kaydedin. Özellikle talep birden fazla çalışma gününü kapsıyorsa sistemin hesapladığı süreyi kontrol edin.

Yaklaşan izinler ve çakışan tarihler için takvimi düzenli olarak inceleyin. Çalışanlara ait soruları yanıtlarken Çalışan özetlerini kullanın. Bordro veya uyumluluk çalışmaları ayrı bir kayıt gerektirdiğinde raporları dışa aktarın.

Bu düzen, birbiriyle bağlantılı üç bilgiyi tek yerde tutar: Her çalışanın ne kadar izin hakkı olduğu, ne kadar izin kullandığı veya planladığı ve ekibin hangi tarihlerde müsait olacağı.

Sık sorulan sorular

Farklı çalışanlara farklı izin hakları tanımlayabilir miyim?

Evet. İzin hakları çalışan bazında tanımlanır. Her kişinin hakkına göre yıllık izin, hastalık izni ve özel izin türleri atayabilirsiniz. Sistem kalan bakiyeyi bu haklar ve onaylanan izinler üzerinden hesaplar.

Takvimde yalnızca bir departmanı veya çalışanı görebilir miyim?

Evet. Paylaşılan Ekip takvimini departmana veya çalışana göre filtreleyebilirsiniz. Böylece planlama sırasında yalnızca ilgili gruba veya kişiye odaklanabilirsiniz.

İzin kayıtlarını bordro veya uyumluluk için kullanabilir miyim?

Bordro ve uyumluluk çalışmaları için raporları dışa aktarabilirsiniz. Çalışan özetleri de bireysel bir kaydı incelemeniz gerektiğinde izin geçmişini, yaklaşan izinleri ve bakiye dökümlerini gösterir.

Çalışanların izin haklarını, bakiyelerini ve ekip devamsızlıklarını tek yerden yönetmek istiyorsanız Employee Leave Tracker'ı inceleyin.