Employee Training Tracker Nasıl Çalışır?

Çalışan eğitim kayıtlarını ayrı elektronik tablolarda tutmak, basit soruların yanıtını bulmayı zorlaştırır. Son iş güvenliği eğitimine kim katıldı? Zorunlu eğitimi hangi çalışanlar tamamladı? Hangi sertifikaların süresi yakında dolacak?

Employee Training Tracker; İK ekiplerinin programları tanımlayabileceği, oturumları planlayabileceği, çalışanları atayabileceği ve sonuçları kaydedebileceği tek bir alan sunar. Çalışan profilleri, Takvim Görünümü, Genel Bakış Paneli ve hatırlatmalar sayesinde ilk kayıttan tamamlanma ve yenileme aşamasına kadar eğitimleri takip edebilirsiniz.

1. Eğitimleri Tanımlayın

Önce şirketinizin verdiği veya zorunlu tuttuğu eğitimlerden oluşan bir katalog hazırlayın. Her eğitim tanımına ad, kategori, açıklama, süre ve sertifika gereksinimi ekleyebilirsiniz.

Örneğin iş güvenliği, veri koruma, ilk yardım, yönetici gelişimi veya belirli rollere yönelik prosedürler için programlar oluşturabilirsiniz. Kategoriler, geniş bir kataloğu incelemeyi ve filtrelemeyi kolaylaştırır.

Açık bir açıklama, İK ekibinin ve çalışanların programın kapsamını anlamasına yardımcı olur. Süre bilgisi, oturum planlarken gerekli zamanı görmenizi sağlar. Sertifika bayrağı ise genel gelişim eğitimlerini resmi tamamlanma kaydı gerektiren programlardan ayırır.

Bir programı yalnızca bir kez tanımlamanız yeterlidir. Ardından farklı tarihler, konumlar veya çalışan grupları için aynı programı birden fazla kez planlayabilirsiniz. Böylece tekrarlanan her eğitim için yeni bir tanım oluşturmanız gerekmez.

Eğitim Kataloğu, eğitim programları için merkezi kayıt kaynağınız olur. Elektronik tablolarda, takvimlerde ve çalışan dosyalarında farklı adlar veya ayrıntılar tutmak yerine tek ve tutarlı bir tanım kullanırsınız.

2. Çalışanlar ve Takvim Ekleyin

Sonraki adımda çalışanlarınızı Çalışan Veritabanı'na ekleyin. Çalışan kayıtlarında departman ve pozisyon bilgileri bulunur. Böylece ekibinizi düzenli biçimde gruplandırabilir ve her çalışanı kendi eğitim geçmişiyle ilişkilendirebilirsiniz.

Çalışan listesi hazır olduğunda bir eğitim programı için takvim oluşturun. Planlanmış bir oturumda şu bilgiler bulunabilir:

• Eğitim programı
• Tarih ve saat
• Konum
• Mevcut kapasite
• Katılmak üzere kaydedilen çalışanlar

Programları ve oturumları ayrı tutmak, tekrarlanan eğitimlerde işinizi kolaylaştırır. Eğitim Kataloğu eğitimin içeriğini tanımlarken her takvim kaydı belirli bir oturumun ne zaman ve nerede yapılacağını gösterir.

Çalışanları bir oturuma kaydedebilir, ardından katılım, tamamlanma ve sertifika durumlarını takip edebilirsiniz. Böylece yalnızca ilk atamayı değil, çalışanın gerçekten katılıp katılmadığını ve gerekli sonucu tamamlayıp tamamlamadığını da görebilirsiniz.

Departman ve roller, eğitim atarken ek bağlam sağlar. Çalışanları şirket içinde kullandığınız gruplara göre düzenleyebilir; takvimleri veya sonuçları incelerken ilgili görünümleri departmana göre filtreleyebilirsiniz.

Kapasite, Takvim Yönetimi kapsamında kaydedilir ve oturumda kaç kişilik yer bulunduğunu gösterir. Konum bilgisi de yüz yüze veya belirli bir tesiste yapılan eğitimin doğru etkinlikle ilişkilendirilmesini sağlar.

3. Takip Edin ve Raporlayın

Oturum tamamlandıktan sonra her kaydın katılım ve tamamlanma durumunu güncelleyin. Program sertifika gerektiriyorsa ilgili tamamlanma bilgilerini çalışanın kaydına ekleyebilirsiniz.

Her çalışan profili, o kişiye bağlı bir eğitim geçmişi oluşturur. Böylece bir çalışanın zorunlu programı tamamlayıp tamamlamadığını kontrol edebilir, önceki gelişim çalışmalarını inceleyebilir veya sertifikayı ne zaman aldığını doğrulayabilirsiniz.

Yenilenmesi gereken eğitimlerde sertifika sona erme tarihleri özellikle önemlidir. Bu tarihleri eğitim geçmişiyle birlikte kaydetmek, sertifikanın geçerlilik süresinin ne zaman biteceğini görmenizi sağlar. Hatırlatmalar, süresi dolmuş bir kaydı uyum kontrolü sırasında fark etmek yerine yaklaşan yenilemeleri önceden takip etmenize yardımcı olur.

Takvim Görünümü, şirket genelindeki planlanmış eğitimleri gösterir. İncelemek istediğiniz bilgilere göre departman, eğitim türü, tarih aralığı veya durum filtrelerini kullanabilirsiniz. Bu görünüm şu tür sorulara yanıt bulmanıza yardımcı olur:

• Bu ay hangi eğitimler planlandı?
• Belirli bir departmanı hangi oturumlar ilgilendiriyor?
• Hangi programların yaklaşan tarihleri var?
• Hangi kayıtlar tamamlanmadı veya bekliyor?

Daha geniş bir özet için Genel Bakış Paneli; yaklaşan eğitimleri, son tamamlanmaları ve uyum durumunu gösterir. Tarih odaklı bir plan için Takvim Görünümü'nü, bireysel geçmiş için çalışan görünümünü, şirket genelini hızlıca değerlendirmek için Genel Bakış Paneli'ni kullanabilirsiniz.

Bu görünümler, ayrı katılım listelerini, çalışan dosyalarını ve takvim kayıtlarını karşılaştırma ihtiyacını azaltır. Eğitim tanımı, planlanmış oturum, çalışan kaydı, tamamlanma bilgisi ve sertifika kaydı birbiriyle bağlantılı kalır.

Tekrarlanan eğitimler için düzenli bir kayıt

Birçok eğitim programı yalnızca bir kez yapılmaz. Yeni çalışanların oryantasyona katılması, mevcut ekibin belirli aralıklarla tazeleme eğitimi alması veya sertifikaların sona erme tarihinden sonra yenilenmesi gerekebilir.

Employee Training Tracker, temel programı yeniden oluşturmanıza gerek kalmadan bu döngüyü yönetmenizi sağlar. Eğitim tanımını Eğitim Kataloğu'nda tutun, gerektiğinde yeni oturumlar planlayın ve ilgili çalışanları kaydedin. Oturum tamamlandıktan sonra katılım ve tamamlanma kayıtlarını güncelleyerek her çalışanın eğitim geçmişini güncel tutun.

Bu yapı, gelecekteki planlamayı da daha yönetilebilir hâle getirir. Planlanmış çalışmalar için Takvim Görünümü'nü, yaklaşan etkinlikler ve uyum durumu için Genel Bakış Paneli'ni inceleyebilirsiniz. Bir yönetici veya denetçi belirli bir kayıt istediğinde ilgili çalışanın profiline bakabilirsiniz.

İK ekipleri hangi kayıtları tek yerde tutabilir?

Employee Training Tracker, birbiriyle ilişkili şu kayıtları bir araya getirir:

• Merkezi Eğitim Kataloğu
• Departman ve pozisyon bilgileri dâhil çalışan kayıtları
• Oturum tarihleri, saatleri, konumları ve kapasitesi
• Her oturum için çalışan kayıtları
• Katılım ve tamamlanma durumları
• Sertifika gereksinimleri ve tamamlanma tarihleri
• Çalışan eğitim geçmişleri
• Takvim filtreleri ve Genel Bakış Paneli özetleri

Bu kayıtların bağlantılı olması önemlidir. Çünkü eğitim yönetimi, oturum planlandığında sona ermez. İK ekiplerinin kimin katıldığını, kimin zorunluluğu tamamladığını, sertifika gerekip gerekmediğini ve yenilemenin ne zaman yapılacağını da bilmesi gerekir.

Sık sorulan sorular

Sertifika sona erme tarihlerini takip edebilir miyim?

Evet. Sertifika gerektiren eğitim programlarını işaretleyebilir, çalışanların tamamlanma tarihlerini kaydedebilir ve sertifikaların ne zaman sona ereceğini takip edebilirsiniz. Hatırlatmalar, yaklaşan yenilemeleri görünür tutmanıza yardımcı olur.

Eğitimleri departmana göre düzenleyebilir miyim?

Evet. Çalışan kayıtlarına departman ve pozisyon bilgileri ekleyebilirsiniz. Takvim ve çalışan görünümleri dâhil olmak üzere eğitim aktivitelerini incelerken departman filtrelerini kullanabilirsiniz.

Ücretsiz katmana neler dâhil?

Ücretsiz katman, sınırsız çalışanla 50 eğitim tanımı içerir. Pro, sınırsız eğitim programını destekler.

Programları, oturumları, çalışan kayıtlarını, sertifikaları ve yenilemeleri tek yerden yönetmek için Employee Training Tracker'ı inceleyin.