Purchase Order Generator Nasıl Çalışır?

Satın alma siparişi hazırlamak için eski bir belgeyi kopyalamanız, tedarikçi bilgilerini değiştirmeniz ve her toplamı elle kontrol etmeniz gerekmez. Purchase Order Generator; tekrar kullanabileceğiniz tedarikçi ve ürün kayıtlarını saklamanızı, şirket kimliğinizi taşıyan siparişler oluşturmanızı, belgeleri PDF olarak dışa aktarmanızı ve taslaktan teslimata kadar ilerlemeyi takip etmenizi sağlar.

Tekrarlanabilir bir satın alma siparişi süreci

Purchase Order Generator basit bir işleyişe dayanır: Düzenli kullandığınız bilgileri kaydedersiniz, sipariş hazırlarken bu kayıtları seçersiniz ve son belgeyi oluşturursunuz.

Her siparişte aynı adresleri, iletişim bilgilerini, ürün açıklamalarını, fiyatları ve koşulları yeniden girmek yerine bu kayıtları uygulamada tutarsınız. Böylece tekrarlanan veri girişini azaltır ve satın alma siparişlerinde tutarlı bilgiler kullanırsınız.

Her siparişe birden fazla kalem öğesi ekleyebilirsiniz. Her kalem için miktar, birim fiyatı ve kalem toplamı bulunur. Sistem sipariş toplamlarını otomatik hesaplar. Otomatik PO Numaralama her satın alma siparişine sıralı ve açık bir referans verir. Sipariş Durumu Takibi ise siparişin hangi aşamada olduğunu gösterir.

Sonuçta ne sipariş ettiğinizi, hangi tedarikçiden aldığınızı ve siparişin gönderilip gönderilmediğini, onaylanıp onaylanmadığını, sevk veya teslim edilip edilmediğini ya da iptal durumunu gösteren düzenli bir kaydınız olur.

1. adım: Tedarikçileri ve ürünleri kurun

Önce satın alma yaptığınız tedarikçileri ekleyin. Her tedarikçi kaydında şirketin iletişim bilgileri, iletişim kişisi, e-posta adresi, telefon numarası, adresi ve koşulları bulunabilir. Kaydettiğiniz tedarikçiyi yeni bir satın alma siparişi oluştururken seçebilirsiniz.

Tedarikçi Veritabanı, özellikle tekrar sipariş verdiğinizde işinize yarar. Eski bir belgeyi bulmanız veya tedarikçinin adresini yeniden girmeniz gerekmez. Tedarikçi bilgileri değişirse merkezi kaydı güncelleyebilir ve sonraki siparişlerde güncel bilgileri kullanabilirsiniz.

Ardından Ürün Kataloğu'nu oluşturun. Ürün kayıtları şunları içerebilir:

• Ürün adı ve açıklaması
• SKU kodu
• Birim fiyatı
• Satın alma siparişi kalem öğeleri için gereken bilgiler

Sık sipariş ettiğiniz ürünlerin yanı sıra daha seyrek kullandığınız ürünleri de kaydedebilirsiniz. Sipariş hazırlarken her açıklamayı ve fiyatı baştan yazmak yerine ürünleri katalogdan seçersiniz.

Tedarikçi ve ürün bilgilerini bir kez kaydedip sonraki siparişlerde tekrar kullanabilirsiniz. Bu kayıtların siparişlerden ayrı tutulması, farklı tedarikçiler için tutarlı satın alma siparişleri hazırlamanızı da kolaylaştırır.

2. adım: Satın alma siparişi oluşturun

Sipariş oluşturmak için kayıtlı veritabanınızdan bir tedarikçi seçin. Böylece tedarikçinin iletişim ve adres bilgilerini yeniden girmeniz gerekmez.

Gerekli ürünleri kataloğunuzdan ekleyin. Bir satın alma siparişinde birden fazla kalem öğesi bulunabilir. Böylece aynı tedarikçiden ihtiyaç duyduğunuz ürünleri tek belgede toplayabilirsiniz. Her kalem için miktarı belirleyin ve birim fiyatını kontrol edin. Sistem, kalem toplamlarını ve genel toplamı otomatik hesaplar.

Tipik bir siparişte şu bilgiler bulunur:

• Otomatik atanan PO numarası
• Şirket bilgileriniz
• Seçilen tedarikçinin bilgileri
• Ürün açıklamaları ve SKU kodları
• Miktarlar ve birim fiyatları
• Otomatik hesaplanan kalem ve sipariş toplamları
• Geçerli satın alma siparişi koşulları

Otomatik sıralı numaralandırma, daha sonraki yazışmalarda ve kayıtlarda her siparişi kolayca tanımlamanızı sağlar. Ayrıca her yeni sipariş için elle bir PO numarası belirlemeniz gerekmez.

Belgeyi oluşturmadan önce tedarikçiyi, ürünleri, miktarları, fiyatları ve koşulları kontrol edin. Temel bilgiler kayıtlı verilerden geldiği için inceleme sırasında mevcut siparişe özgü ayrıntılara odaklanabilirsiniz.

3. adım: Belgeyi oluşturun ve siparişi takip edin

Sipariş bilgileri hazır olduğunda temiz ve profesyonel bir satın alma siparişi belgesi oluşturun. PDF-Hazır Çıktı tedarikçiye gönderilebilir ve ürünler, miktarlar, fiyatlar ile koşullar konusunda iki taraf için de açık bir referans sağlar.

Yapılandırdığınız şirket adı, adres, logo ve varsayılan koşullar satın alma siparişlerinde yer alabilir. Böylece her sipariş için şablonu yeniden hazırlamadan tutarlı belgeler oluşturabilirsiniz.

Belgeyi oluşturmak sürecin yalnızca bir bölümüdür. Her satın alma siparişini şu aşamalarda takip edebilirsiniz:

• Taslak
• Gönderildi
• Onaylandı
• Sevk edildi
• Teslim alındı
• İptal

Yeni bir siparişi kontrol ederken taslak durumunda tutabilirsiniz. Tedarikçiye gönderdikten sonra durumunu gönderildi olarak değiştirin. Tedarikçi siparişi onayladığında ve sevk ettiğinde durumu güncelleyebilir, teslimat tamamlandığında teslim alındı olarak işaretleyebilirsiniz. Sipariş devam etmeyecekse iptal durumuna alabilirsiniz.

Bu durumlar; tamamlanmamış taslakları, devam eden siparişleri ve tamamlanan siparişleri hızlıca ayırmanıza yardımcı olur. Sipariş geçmişi de oluşturduğunuz satın alma siparişlerini kopyalanmış belgeler ve farklı klasörler arasında dağınık bırakmak yerine tek yerde saklar.

Satın alma siparişi görünümünü yapılandırın

Şirket Ayarları, satın alma siparişlerinizde kullanılacak işletme bilgilerini belirler. Şirket adınızı, logonuzu, adresinizi ve varsayılan koşullarınızı bir kez yapılandırabilir, ardından bu bilgileri sonraki belgelerde kullanabilirsiniz.

Çoğu siparişte aynı satın alma koşulları geçerliyse varsayılan koşullar kullanışlıdır. Standart metni her seferinde elle eklemek yerine ayarlarda tanımlayabilirsiniz.

Logo ve tutarlı şirket bilgileri, tedarikçilerin oluşturulan satın alma siparişlerini tanımasını kolaylaştırır. Daha önemlisi, belge siparişi hangi şirketin verdiğini ve ilgili yazışmaların nereye yönlendirilmesi gerektiğini açıkça gösterir.

İlk gerçek satın alma siparişinizi oluşturmadan önce bu ayarları kontrol edin. Şirket adresiniz, logonuz veya standart koşullarınız daha sonra değişirse ayarları güncelleyin. Böylece yeni belgelerde güncel bilgiler kullanılır.

Satın alma siparişini göndermeden önce neleri kontrol etmelisiniz?

Kayıtlı bilgiler ve otomatik hesaplamalar elle yapılan işlemleri azaltır. Yine de her siparişi göndermeden önce kontrol etmeniz gerekir. Kısa bir inceleme; yanlış miktarın, eski bir fiyatın veya hatalı tedarikçinin siparişe girmesini önleyebilir.

Şunları doğrulayın:

• Doğru tedarikçinin seçildiğini
• Tedarikçinin iletişim ve adres bilgilerinin güncel olduğunu
• Gerekli tüm ürünlerin eklendiğini
• Miktarların ve birim fiyatlarının doğru olduğunu
• Hesaplanan toplamın beklentinizle eşleştiğini
• Şirket bilgilerinizin ve koşulların uygun olduğunu
• Yazışmalarda kullanacağınız referansın doğru PO numarası olduğunu

Satın alma siparişini gönderdikten sonra ilerledikçe durumunu güncelleyin. Böylece hangi siparişin onay beklediğini, hangisinin yolda olduğunu ve hangisinin teslim alındığını sipariş listesinden görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Birden fazla tedarikçi için kullanabilir miyim?

Evet. İletişim kişileri, e-posta adresleri, telefon numaraları, adresler ve koşullarla merkezi bir tedarikçi veritabanı tutabilirsiniz. Her satın alma siparişini oluştururken ilgili tedarikçiyi seçebilirsiniz.

Satın alma siparişi toplamları nasıl hesaplanır?

Ürünleri kalem öğeleri olarak ekleyin, ardından miktarlarını ve birim fiyatlarını belirleyin. Sistem her kalem toplamını ve genel sipariş toplamını otomatik hesaplar. Aynı satın alma siparişine birden fazla ürün ekleyebilirsiniz.

Ücretsiz katman var mı?

Evet. Ücretsiz katman, sınırsız tedarikçi ve ürünle 50 satın alma siparişine kadar içerir. Sınırsız sipariş için Pro seçeneği bulunur.

Tedarikçilerinizi ve ürünlerinizi kaydetmeye, şirket bilgilerinizi taşıyan siparişler oluşturmaya Purchase Order Generator ile başlayabilirsiniz.