Cómo funciona Employee Leave Tracker

Gestionar ausencias se complica cuando los datos de empleados, los saldos y las fechas están repartidos entre varias hojas de cálculo. Employee Leave Tracker reúne toda esa información para que puedas gestionar derechos de ausencia, registrar permisos y comprobar quién estará fuera.

El proceso se divide en tres partes: añadir empleados y sus derechos de ausencia, registrar ausencias y usar las vistas de empleado y equipo junto con el calendario para planificar. Así funciona cada parte.

Paso 1: Añade empleados y define sus derechos de ausencia

Empieza añadiendo a cada miembro del equipo en la sección de Empleados. Después, asigna a cada persona los derechos de ausencia que le correspondan.

Un derecho de ausencia es la cantidad disponible de un tipo de permiso concreto. Puedes definir vacaciones anuales y días de enfermedad, además de crear tipos personalizados para las políticas que quieras controlar por separado. Por ejemplo, días personales, maternidad o permisos sin sueldo.

Como los derechos se asignan por empleado, puedes reflejar las diferencias entre miembros del equipo. Esto resulta útil cuando tienen contratos, jornadas o asignaciones anuales distintas.

Puedes crear tantas categorías de ausencia como necesite tu organización. Mantenerlas separadas facilita los informes posteriores, ya que las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros permisos no se mezclan en un único total.

Antes de registrar ausencias, conviene confirmar:

• Qué tipos de ausencia utiliza tu organización
• Cuántos días corresponden a cada empleado
• Qué días laborables deben contar como ausencia
• Si algunos empleados tienen reglas de derechos diferentes
• En qué momento deben registrarse las ausencias según vuestro proceso interno de aprobación

Los Ajustes y políticas te permiten configurar políticas de ausencia, días laborables y reglas de derechos según tu organización. Definirlos desde el principio proporciona una base coherente para calcular los saldos.

Paso 2: Registra ausencias y actualiza los saldos

Cuando un empleado programa o disfruta de un permiso, registra la ausencia con una fecha de inicio y otra de fin. El sistema calcula automáticamente la duración y actualiza el saldo restante.

Para un equipo pequeño de RR. HH., este paso establece un punto claro para registrar permisos acordados o aprobados. Una vez tramitada la solicitud según la política de tu organización, puedes asociarla al empleado y al tipo de ausencia correspondientes.

Es importante elegir el tipo correcto. Una semana de vacaciones debe descontarse del saldo de vacaciones anuales, mientras que una baja por enfermedad debe registrarse en los días de enfermedad. Los tipos de ausencia personalizados permiten mantener separadas otras categorías cuando sea necesario.

El Control de saldos evita tener que mantener fórmulas en varias pestañas de una hoja de cálculo. Los días restantes se calculan a partir de los derechos del empleado y las ausencias aprobadas. Cuando alguien pregunte por su saldo, puedes consultar el desglose actual en lugar de reconstruirlo a partir de correos y calendarios.

Cada resumen de empleado reúne:

• Su historial de ausencias
• Sus próximos permisos
• Los saldos restantes por tipo de ausencia
• Un desglose de los derechos asignados

Esta vista individual resulta útil cuando un empleado pregunta cuántos días le quedan o cuando RR. HH. necesita revisar su historial. Si necesitas comprobar la disponibilidad general, puedes volver a la vista del equipo.

Paso 3: Controla la disponibilidad y planifica

Después de registrar las ausencias, usa el seguimiento del equipo y el Calendario de ausencias para ver cuándo estará fuera cada persona. El calendario compartido muestra las ausencias de forma visual y permite detectar fechas solapadas.

Puedes filtrar el Calendario del equipo por departamento o empleado. El filtro por departamento ayuda a planificar la cobertura de un área concreta. El filtro por empleado permite revisar su calendario sin mostrar registros que no sean relevantes.

El calendario resulta especialmente útil antes de confirmar fechas mediante tu proceso interno de aprobación. RR. HH. o la persona responsable puede comprobar si ya hay otros miembros del equipo ausentes y valorar la cobertura disponible. Una vez aprobada y registrada la ausencia, las fechas y los saldos actualizados quedan disponibles para quienes gestionan los permisos.

Puedes cambiar entre dos perspectivas:

• Vista de empleado: Consulta el historial, los próximos permisos y el desglose de saldos de una persona.
• Vista de equipo: Revisa las ausencias de toda la organización o de un grupo filtrado.

Cada vista responde a una pregunta distinta. La vista de empleado te indica cuántos días le quedan a una persona. La vista de equipo muestra quién estará fuera durante un periodo concreto.

También puedes exportar informes para nóminas. Así dispones de un registro estructurado cuando necesitas utilizar la información fuera de la herramienta, sin volver a convertir una hoja de cálculo en la fuente principal de datos.

Employee Leave Tracker funciona en escritorio, tableta y dispositivos móviles. Puedes consultar los registros y la disponibilidad del equipo desde el dispositivo que tengas a mano.

Una rutina práctica para un equipo pequeño de RR. HH.

Una rutina coherente ayuda a mantener actualizados los saldos y calendarios. Empieza definiendo las políticas, los días laborables, los tipos de ausencia y los derechos. Añade los empleados siguiendo los mismos criterios para nombres y departamentos, de modo que los filtros del equipo sigan siendo útiles.

Cuando una solicitud haya pasado por el proceso de aprobación de tu organización, registra las fechas bajo el empleado y la categoría correctos. Comprueba la duración calculada, especialmente si el permiso abarca varios días laborables.

Revisa con frecuencia el calendario para detectar próximas ausencias y fechas solapadas. Usa los Resúmenes de empleados para responder preguntas individuales y exporta informes cuando necesites preparar información para nóminas.

Este método mantiene conectados tres datos: los derechos de cada empleado, las ausencias que ha disfrutado o programado y la disponibilidad del equipo.

Preguntas frecuentes

¿Pueden tener distintos derechos de ausencia los empleados?

Sí. Los derechos de ausencia se definen por empleado. Puedes asignar vacaciones anuales, días de enfermedad y tipos de permiso personalizados según lo que corresponda a cada persona. El sistema calcula después el saldo restante a partir de esos derechos y de las ausencias aprobadas.

¿Puede el calendario mostrar solo un departamento o empleado?

Sí. Puedes filtrar el Calendario del equipo por departamento o empleado. Así puedes centrarte en el grupo o la persona relevante para tu planificación.

¿Puedo usar los registros de ausencias para nóminas?

Puedes exportar informes para nóminas. Los Resúmenes de empleados también muestran el historial de ausencias, los próximos permisos y los desgloses de saldos cuando necesitas revisar un registro individual.

Si quieres gestionar en un solo lugar los derechos, los saldos y las ausencias del equipo, consulta Employee Leave Tracker.