Cómo funciona Purchase Order Generator

Crear una orden de compra no debería obligarte a copiar un documento anterior, sustituir los datos del proveedor y comprobar cada total a mano. Purchase Order Generator reúne en un solo lugar tus registros de proveedores y productos, te permite crear órdenes con la identidad de tu empresa, exportarlas a PDF y seguir su progreso desde borrador hasta recibido.

Un proceso de compra fácil de repetir

Purchase Order Generator se basa en un proceso sencillo: configura la información que utilizas habitualmente, selecciónala al preparar una orden y genera el documento final.

En lugar de introducir cada vez las mismas direcciones, datos de contacto, descripciones, precios y términos, mantienes esos registros en la aplicación. Así reduces las tareas repetitivas y mantienes un formato coherente en todas tus órdenes de compra.

Cada orden puede incluir varias líneas de artículos, con cantidades, precios unitarios y totales por línea. El sistema calcula automáticamente el total de la orden. La Numeración Automática asigna una referencia secuencial a cada OC, mientras que el Seguimiento de Estado indica en qué etapa se encuentra.

El resultado es un registro claro de qué pediste, a qué proveedor y si la orden está en borrador, enviada, confirmada, despachada, recibida o cancelada.

Paso 1: Configura Proveedores y Productos

Empieza añadiendo los proveedores a los que compras. Cada registro puede contener los datos de contacto de la empresa, la persona de contacto, el email, el teléfono, la dirección y los términos. Una vez guardado, podrás seleccionar ese proveedor al crear una nueva orden de compra.

Esta Base de Datos de Proveedores resulta práctica para pedidos recurrentes. No necesitas buscar un documento antiguo ni volver a introducir la dirección. Si la información de un proveedor cambia, puedes actualizar el registro central para las próximas órdenes.

Después, crea tu Catálogo de Productos. Los registros pueden incluir:

• Nombre y descripción del producto
• Código SKU
• Precio unitario
• Datos necesarios para las líneas de la orden de compra

Puedes guardar tanto los productos que compras con frecuencia como los artículos menos habituales. Cuando prepares una orden, solo tendrás que seleccionarlos en el catálogo, sin volver a escribir cada descripción y precio.

La configuración de proveedores y productos se realiza una vez y se reutiliza. Al mantener estos registros separados de las órdenes individuales, también resulta más fácil preparar documentos coherentes para distintos proveedores.

Paso 2: Crea una Orden de Compra

Para crear una orden, selecciona un proveedor de tu base de datos. Sus datos de contacto y dirección quedarán disponibles para la OC sin que tengas que introducirlos de nuevo.

Añade los productos necesarios desde tu catálogo. Una orden puede contener varias líneas, por lo que puedes agrupar en un único documento todo lo que necesitas de un mismo proveedor. Indica la cantidad de cada línea y revisa el precio unitario. El sistema calculará automáticamente los totales por línea y el total general.

Una orden habitual incluye:

• El número de OC asignado automáticamente
• Los datos de tu empresa
• Los datos del proveedor seleccionado
• Las descripciones y los códigos SKU de los productos
• Las cantidades y los precios unitarios
• Los totales calculados por línea y de la orden
• Los términos aplicables a la compra

La numeración secuencial automática facilita la identificación de cada orden en conversaciones y registros posteriores. También evita que tengas que decidir manualmente un nuevo número de OC cada vez.

Antes de generar el documento, revisa el proveedor, los artículos, las cantidades, los precios y los términos. Como la información principal procede de registros guardados, puedes centrar la revisión en los detalles concretos de esa compra.

Paso 3: Genera y Rastrea

Cuando los datos estén listos, genera un documento de compra limpio y profesional. La Salida Lista para PDF está preparada para enviarse al proveedor y ofrece a ambas partes una referencia clara de los artículos, cantidades, precios y términos acordados.

El nombre, la dirección y el logo de tu empresa, junto con los términos predeterminados, pueden aparecer en las órdenes de compra. Así mantienes una identidad coherente sin tener que rehacer una plantilla para cada pedido.

Generar el documento es solo una parte del proceso. También puedes rastrear cada orden mediante estas etapas:

• Borrador
• Enviado
• Confirmado
• Despachado
• Recibido
• Cancelado

Una orden nueva puede permanecer en borrador mientras la revisas. Después de enviarla al proveedor, cambia su estado a enviado. A continuación, actualízala cuando el proveedor la confirme y la despache, y márcala como recibida cuando se complete la entrega. Si el pedido no sigue adelante, puedes marcarlo como cancelado.

Estos estados te permiten distinguir rápidamente entre borradores pendientes, pedidos activos y órdenes completadas. El historial también conserva un registro de todas las órdenes generadas, en lugar de dejarlas repartidas entre documentos copiados y distintas carpetas.

Configura la identidad de tus órdenes de compra

Los Ajustes de Empresa controlan la información comercial utilizada en tus órdenes. Puedes configurar una vez el nombre, el logo y la dirección de tu empresa, además de los términos predeterminados, y aplicar esos datos a documentos futuros.

Los términos predeterminados son útiles cuando las mismas condiciones de compra se aplican a la mayoría de las órdenes. Puedes establecer el texto habitual en los ajustes en lugar de añadirlo manualmente cada vez.

El logo y unos datos de empresa coherentes también ayudan a que los proveedores reconozcan tus órdenes. Y, sobre todo, el documento deja claro quién realiza el pedido y dónde deben dirigirse las comunicaciones relacionadas.

Revisa estos ajustes antes de crear tu primera orden de compra. Si más adelante cambian la dirección, el logo o los términos habituales de tu empresa, actualízalos para que los próximos documentos utilicen la información vigente.

Qué revisar antes de enviar una orden de compra

Los registros guardados y los cálculos automáticos reducen el trabajo manual, pero conviene revisar cada orden antes de enviarla. Una comprobación breve puede evitar que una cantidad incorrecta, un precio desactualizado o un proveedor equivocado queden incluidos en el pedido.

Confirma que:

• Has seleccionado el proveedor correcto
• Los datos de contacto y la dirección del proveedor están actualizados
• Has incluido todos los productos necesarios
• Las cantidades y los precios unitarios son correctos
• El total calculado coincide con lo esperado
• Los datos y términos de tu empresa son adecuados
• El número de OC es la referencia que utilizarás en las comunicaciones

Después de enviar la orden, actualiza su estado a medida que avance. Así, la lista seguirá siendo útil para comprobar qué pedidos esperan confirmación, cuáles han sido despachados y cuáles ya se han recibido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar el generador con más de un proveedor?

Sí. Puedes mantener una base de datos centralizada con personas de contacto, emails, teléfonos, direcciones y términos. Solo tienes que seleccionar el proveedor correspondiente al crear cada orden de compra.

¿Cómo se calculan los totales de una orden de compra?

Añade productos como líneas de artículos y establece sus cantidades y precios unitarios. El generador calcula automáticamente el total de cada línea y el total general de la orden. Puedes incluir varios productos en una misma OC.

¿Hay un plan gratuito?

Sí. El plan gratuito incluye hasta 50 órdenes, con proveedores y productos ilimitados.

Puedes empezar a configurar proveedores, productos y documentos con la identidad de tu empresa desde Purchase Order Generator.