Cómo funciona Recruitment Tracker

El reclutamiento resulta difícil de seguir cuando los detalles de las vacantes, las notas sobre candidatos y las decisiones de contratación están en documentos separados. Recruitment Tracker reúne toda esa información para que gestiones las posiciones abiertas y veas cómo avanza cada candidato desde un solo lugar.

Es una herramienta de seguimiento de candidatos pensada para equipos de RRHH en crecimiento. Cubre las tareas prácticas: registrar vacantes, añadir candidatos y moverlos por un pipeline de contratación definido, sin la complejidad de un sistema de seguimiento de candidatos completo.

Una vista clara de tu pipeline de contratación

Recruitment Tracker organiza la contratación en torno a tres elementos conectados: vacantes, candidatos y etapas.

Cada vacante tiene sus propios detalles y su lista de candidatos. Cada candidato está vinculado a una vacante y tiene asignada una etapa actual. El Panel de contratación reúne esa información para que consultes las posiciones abiertas, los conteos de candidatos y la distribución del pipeline sin revisar archivos separados.

Puedes usarlo para responder preguntas habituales del proceso de contratación:

• ¿Qué vacantes siguen abiertas?
• ¿Cuántos candidatos se están considerando para cada puesto?
• ¿Quién aplicó, fue evaluado o llegó a una entrevista?
• ¿Qué candidatos han recibido una oferta?
• ¿Qué puestos ya se han cubierto?
• ¿En qué etapas del pipeline se acumulan los candidatos?

El proceso comienza al crear una vacante. Después, añades candidatos y actualizas sus etapas a medida que avanza la contratación.

1. Crea vacantes

Empieza por añadir las posiciones para las que está contratando tu organización. En cada vacante puedes registrar el título, departamento, ubicación, descripción, requisitos y estado actual.

Mantener estos datos dentro de la vacante da al equipo de contratación un punto de referencia compartido. No necesitas buscar otro documento para confirmar qué departamento gestiona el puesto o cuáles son sus requisitos principales.

Cada vacante tiene su propia vista de seguimiento. Desde ella puedes revisar los detalles de la posición y los candidatos vinculados. A medida que el puesto pasa de abierto a cubierto, su estado deja claro si el proceso de contratación sigue activo.

El Filtrado por departamento resulta útil cuando varios equipos están contratando al mismo tiempo. Puedes limitar la lista a un departamento y centrarte en las posiciones relevantes para ese equipo.

Mantener un registro uniforme es especialmente práctico cuando gestionas varias vacantes con títulos parecidos. El departamento, la ubicación y los requisitos aportan el contexto necesario para distinguirlas.

2. Añade candidatos

Cuando la vacante esté lista, añade a las personas que se están considerando para ella. Cada registro puede incluir info de contacto, notas y la etapa actual del candidato.

Cada candidato se vincula a una vacante específica. Así mantienes separados los procesos y sabes con claridad para qué puesto se está considerando a cada persona. Si alguien aplica a más de una posición, crea una entrada separada para cada vacante.

Las notas sirven para registrar retroalimentación de entrevistas, contexto relevante y decisiones de contratación. En lugar de dejar esa información en documentos personales o conversaciones, puedes guardarla en el perfil del candidato para que el equipo la encuentre con facilidad.

Los Perfiles de candidatos también conservan el historial de etapas. Así puedes ver no solo el estado actual, sino también cómo ha avanzado la persona por el proceso. Esto reduce el riesgo de perder decisiones anteriores entre la evaluación y las entrevistas.

Al añadir un candidato, asigna la etapa que corresponda a su situación actual. Una persona nueva puede empezar en Aplicó, mientras que alguien registrado después de una primera revisión puede entrar en una etapa posterior.

3. Rastrea el progreso por las etapas de contratación

Actualiza la etapa a medida que cada candidato avanza. Recruitment Tracker incluye cinco etapas estándar:

• Aplicó
• Evaluado
• Entrevistado
• Oferta
• Contratado

Estas etapas dan al equipo una forma común de describir el progreso. En vez de depender de etiquetas informales o pedir actualizaciones, puedes consultar la etapa actual del candidato en la herramienta.

El Panel de contratación muestra todas las posiciones abiertas, sus conteos de candidatos y la distribución de personas en el pipeline. Esta Vista general de estado te ayuda a entender la situación de varias vacantes a la vez.

Por ejemplo, una vacante con muchos candidatos en Aplicó y pocos en Evaluado puede requerir atención durante la revisión. Un puesto con varias personas en Entrevistado y ninguna en Oferta puede necesitar una decisión del equipo. El panel no toma esas decisiones, pero te permite ver mejor el estado actual.

Sigue actualizando las etapas hasta que un candidato llegue a Contratado y la vacante quede cubierta. Así tendrás un recorrido claro desde la apertura de la posición hasta el final de la contratación.

Usa la herramienta como registro compartido de contratación

Recruitment Tracker resulta más útil cuando las actualizaciones forman parte del proceso habitual. Añade candidatos cuando entren en consideración, registra notas relevantes después de cada conversación y cambia las etapas cuando se tomen decisiones.

Una rutina sencilla ayuda a mantener los datos al día:

• Revisa con frecuencia las vacantes abiertas y los conteos de candidatos.
• Añade la retroalimentación de las entrevistas al perfil correspondiente.
• Actualiza las etapas después de evaluaciones, entrevistas, ofertas y contrataciones.
• Usa el Filtrado por departamento durante las revisiones de cada equipo.
• Marca las vacantes como cubiertas cuando termine la contratación.

Puedes acceder a los datos de reclutamiento desde un ordenador, una tableta o un teléfono. Así puedes consultar un registro o actualizar el progreso desde el dispositivo que tengas disponible.

Qué no cubre Recruitment Tracker

Recruitment Tracker no es un ATS completo. No incluye integraciones de publicación de empleo ni procesos de contratación automatizados.

Su alcance es más concreto: Gestión de vacantes, Perfiles de candidatos, notas, Etapas del pipeline, Filtrado por departamento y un Panel de contratación. Está pensado para equipos que necesitan un registro interno organizado sin la configuración más amplia de un ATS completo.

El pipeline estándar también mantiene un proceso uniforme. Los candidatos avanzan por Aplicó, Evaluado, Entrevistado, Oferta y Contratado. La herramienta proporciona estas etapas y no se configuran por separado para cada proceso de contratación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo personalizar las etapas de contratación?

La herramienta usa cinco etapas estándar: Aplicó, Evaluado, Entrevistado, Oferta y Contratado. Puedes mover candidatos por estas etapas dentro de cada vacante, pero no personalizarlas para puestos individuales.

¿Puedo vincular un candidato a varias vacantes?

Cada registro de candidato se vincula a una vacante específica. Si una persona aplica a varias posiciones, crea una entrada separada para cada vacante. Así mantienes diferenciadas las notas, la etapa y el historial de cada solicitud.

¿Puedo añadir retroalimentación de entrevistas al perfil de un candidato?

Sí. Cada registro soporta notas, por lo que puedes guardar la retroalimentación de entrevistas y las decisiones de contratación junto a la persona correspondiente. El perfil también reúne su info de contacto y el historial de etapas.

Si quieres gestionar posiciones abiertas y seguir a los candidatos desde la solicitud hasta la contratación en un solo lugar, visita la herramienta de seguimiento de reclutamiento.